Paano Gumawa ng SharePoint Link

Pangkalahatang-ideya ng SharePoint Links

SharePoint ay isang kahanga-hangang plataporma para sa trabaho. Mayroon itong espesyal na tampok: mga link ! Gamit ang mga ito, mabilis na makakarating ang mga user sa kanilang mga file at page.

Maaari kang gumawa ng link gamit ang uri ng content na 'Link to Document'. O, maaari kang lumikha ng isang shortcut para sa mga dokumento at gamitin iyon bilang isang link. Maaari mo ring subukang i-customize ang mga SharePoint Hyperlink upang gawing madaling gamitin ang mga ito na may mga pamagat. O kaya, gumamit ng mga uri ng field ng URL upang magdagdag ng mga hyperlink habang nag-e-edit sa mga listahan o library. Dagdag pa, maaari mong hindi paganahin ang mga hyperlink mula sa pagbabahagi sa labas ng org. gamit ang setting ng URL sa ibaba.

Kapag gumagawa ng mga link, narito ang ilang detalyeng dapat tandaan:

• Suriin ang mga pahintulot sa mga folder at pahina.
• Mag-ingat sa pagbabahagi sensitibong impormasyon sa pamamagitan ng link.
• Magtanong sa IT o mga eksperto kung hindi ka sigurado sa pag-link ng isang bagay.

Sundin ang mga tip na ito at gumawa ng mga link sa SharePoint nang madali. Palaging subukan ang iyong mga link pagkatapos ng paggawa. Magsaya sa pag-link!

Paglikha ng SharePoint Link

Upang lumikha ng isang SharePoint link, kailangan mong i-access ang SharePoint site at piliin ang dokumento o item na gusto mong ibahagi. Pagkatapos, i-click lamang ang Kopyahin ang Link upang makabuo ng naibabahaging link. Sasaklawin ng seksyong ito sa paggawa ng link ng SharePoint kung paano gawin ang mga bagay na ito at higit pa upang matulungan kang epektibong magbahagi ng mahahalagang dokumento at impormasyon sa iyong koponan.

Pag-access sa SharePoint Site

1. Buksan a web browser
2. Mag-navigate sa Pahina ng pag-login sa Office 365
3. I-type ang iyong email at password
4. Hanapin ang SharePoint app sa dashboard/home page, i-click para ilunsad.
5. Sa homepage, maging pamilyar sa user interface at mga opsyon para sa pakikipagtulungan .
6. Kung bago ka, maglaan ng ilang oras galugarin at unawain kung paano ito gumagana .

Paglikha ng mga link sa SharePoint ay madali din: hanapin ang dokumento/file na gusto mong ibahagi, i-click ang 'Kopyahin ang Link' mula sa menu ng konteksto o 'Kumuha ng Link'.
Pumili ng isa sa apat magagamit na mga link batay sa antas ng pahintulot sa pag-access (Tingnan/I-edit), mga opsyon sa seguridad (Sinuman/Tiyak na mga tao) at petsa ng pag-expire .

Paganahin ang mga notification upang panatilihing alam ng mga user ang tungkol sa mga pagbabagong ginawa sa loob ng mga file/dokumento. Sa ilang pag-click lang, makakapag-collaborate ang iyong team nang walang anumang isyu sa pagkontrol sa bersyon.

Ang pag-access sa SharePoint ay hindi kailangang maging kumplikado, sundin lamang ang mga hakbang sa gabay na ito at gamitin ang mga tampok nito nang buo. Ang pagpili ay hindi kailanman naging mas madali!

Pagpili ng Dokumento o Item

Kapag pumipili ng dokumento o item para sa pag-link ng SharePoint, ang mga pangunahing pagsasaalang-alang ay kaugnayan, layunin, at accessibility . Tukuyin ang mga keyword, konsepto, at ang pangkalahatang layunin upang makagawa ng matalinong pagpili. Magdaragdag ito ng halaga sa iyong nilalaman at mapapabuti ang karanasan ng mga mambabasa.

sql server makakuha ng bersyon

Mag-opt para sa isang mas pangunahing format tulad ng PDF o Word sa halip na mga kumplikadong interactive na spreadsheet. Gamitin custom na metadata o mga tag upang ayusin at ikategorya ang nilalaman. Gumawa ng mga kaugnay na dokumento upang magbigay ng konteksto at background na impormasyon. Ang maingat na pagpili ay gumagawa ng mga link ng SharePoint epektibo at madaling gamitin .

Pag-click sa Kopyahin ang Link

Kailangan mo bang magbahagi ng SharePoint file? Pag-click Kopyahin ang Link ay isang madaling paraan para mabigyan ng access ang isang tao. Ganito:

1. Pumunta sa file sa SharePoint.
2. I-click ang ellipsis (…) sa tabi ng filename.
3. Pumili Kopyahin ang link mula sa dropdown.

Sa ganitong paraan, maaari mong kopyahin ang link at ibigay ito sa sinumang nangangailangan nito. Tandaan lamang: sinumang may link ay maaaring tumingin o mag-edit ng file (depende sa antas ng pahintulot). Kaya, hayaan lamang ang mga awtorisadong tao na magkaroon nito.

Nakakatuwang katotohanan: Ang Copy Link ay unang ipinakilala sa SharePoint 2016. Napakaliit na feature, ngunit pinadali nito ang pagbabahagi ng mga file para sa mga tao saanman. Ang pagbabahagi ay nagmamalasakit – maliban kung ito ay isang SharePoint link, dapat itong manatiling ligtas!

Pagbabahagi ng SharePoint Link

Upang maibahagi nang epektibo ang iyong link sa SharePoint, kailangan mong isaalang-alang ang dalawang bagay – ang naaangkop na mga pahintulot at ang paraan ng pagbabahagi nito. Upang magawa ito nang epektibo, suriin ang mga kinakailangang pahintulot na gusto mong ibigay sa iyong kasamahan. Pagkatapos, maaari mong ibahagi ang link sa pamamagitan ng email o text message.

Pagpili ng Mga Naaangkop na Pahintulot

Ang mga tamang pahintulot ay mahalaga kapag nagbabahagi ng SharePoint link. Sila ang magpapasya kung sino ang maaaring mag-access at magbago ng nilalaman. Tiyaking magbigay ng wastong mga pahintulot upang maiwasan ang anumang hindi awtorisadong pag-access.

Alamin ang tatlong uri ng mga pahintulot sa SharePoint: mga antas ng pahintulot, mga pahintulot ng pangkat, at mga pahintulot ng user .

• Mga antas ng pahintulot ay mga hanay ng mga pahintulot na tumutukoy sa mga pagkilos tulad ng pagbabasa, pagsulat, o pagtanggal.
• Mga pahintulot ng pangkat ay ibinibigay sa isang pangkat ng mga tao na may katulad na mga pangangailangan sa pag-access.
• Mga pahintulot ng user ay ibinibigay sa mga indibidwal na gumagamit.

Ang pagtatalaga ng pahintulot nang tama ay magagarantiyahan ang privacy para sa iyong koponan, habang tinitiyak ang tagumpay. Isaalang-alang ang pagbibigay ng limitado o pinaghihigpitang pahintulot para sa mga labas ng collaborator na hindi nangangailangan ng ganap na access.

TechTarget sabi, Nakabatay ang mga pahintulot sa pagiging miyembro ng punong-guro sa isang grupo ng seguridad . Mahalagang ikategorya at pamahalaan ang membership ng user sa mga pangkat ng seguridad para sa mas madaling pagsubaybay at pag-audit.

Pinapadali ng mga link ng SharePoint ang pagbabahagi. Ngunit kung walang tamang pansin sa mga pahintulot, maaari itong magdulot ng mga paglabag sa data na may malubhang kahihinatnan. Piliin ang tama, isinasaalang-alang ang iyong mga pangangailangan sa proyekto.

Pagpapadala ng Link sa pamamagitan ng Email o Text

Ibahagi ang SharePoint link sa mga katrabaho sa pamamagitan ng email o text! Kopyahin lamang mula sa SharePoint at i-paste ito sa mensahe. Magdagdag ng mensahe upang magbigay ng konteksto tungkol sa link.

Suriin kung ang lahat ay may access o kailangang bigyan ng access bago magbahagi .

Mahalaga ang seguridad kapag sensitibo o kumpidensyal ang impormasyon sa site ng SharePoint . Protektahan ang password ang link o gumamit ng naka-encrypt na serbisyo sa pagmemensahe.

Pro Tip: Gumamit ng custom na teksto ng hyperlink sa halip na isang mahabang URL kapag nagpapadala ng link ng SharePoint sa email. Mas malinis at mas madali para sa mga tatanggap na maunawaan kung ano ang kanilang kini-click.

Pag-edit o Pag-alis ng SharePoint Link

Upang i-edit o alisin ang isang SharePoint link, i-access ang opsyong Pamahalaan ang Mga Link. Bibigyan ka nito ng kakayahang i-update o tanggalin ang link kung kinakailangan. Sa pamamagitan ng pag-alam kung paano gawin ang mga simpleng gawaing ito, maaari mong panatilihing organisado at napapanahon ang iyong mga link sa SharePoint sa ilang mga pag-click lamang.

Pag-access sa Opsyon na Pamahalaan ang Mga Link

I-access ang opsyong Pamahalaan ang Mga Link upang pamahalaan ang mga link ng SharePoint . Sundin ang mga hakbang:

1. Mag-navigate sa page na may link
2. Mag-hover at i-click ang tatlong tuldok na lalabas
3. Pagkatapos ay piliin ang I-edit ang Link o Alisin ang Link

Tandaan, ang mga user lang na may tamang mga pahintulot ang maaaring magbago o mag-alis ng mga link ng SharePoint para sa mga kadahilanang panseguridad .

SharePoint 2010 ay kung saan nagsimula ang lahat! Ang tampok na Pamahalaan ang Mga Link ay ginawa upang gawing mas madali ang pagpapanatili ng website para sa lahat. Ito ay dapat na mayroon para sa pag-update at pagpapanatiling bago ang nilalaman. Ang pag-update o Pagtanggal ng iyong SharePoint link ay madali na at walang stress !

Pag-update o Pagtanggal ng Link

Ina-update o tinatanggal ang isang SharePoint link? Sobrang simple! Sundin mo lang ang mga ito 6 na hakbang :

1. Mag-log in sa iyong site at mag-navigate sa page.
2. Mag-hover sa link upang buksan ang icon ng pag-edit.
3. I-update ang URL o paglalarawan, o piliin ang ‘Alisin ang Link’ para tanggalin.
4. I-click ang ‘OK’ para i-save o ‘Cancel’ para i-abort.
5. I-refresh ang page para kumpirmahin na na-update/naalis ang link.
6. Ulitin para sa iba pang mga link na nangangailangan ng pag-update/pag-alis.

Mahalagang tandaan na ang pagtanggal ng link ay hindi magtatanggal ng anumang konektadong mga file/dokumento; gumawa ng karagdagang aksyon kung kinakailangan.

Dagdag pa, nag-aalok ang SharePoint pagsubaybay sa kasaysayan ng bersyon para sa bawat link para makabalik ang mga user sa mga partikular na bersyon kung kinakailangan.

Unang lumabas ang SharePoint noong 2001 bilang bahagi ng Microsoft Office, ngunit ngayon ay isang standalone na produkto na ginagamit ng mga organisasyon sa buong mundo. Ayusin ang iyong mga link sa SharePoint nang maayos gamit ang mga label at walang maluwag na dulo!

paano ko tatanggalin ang onedrive

Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa SharePoint Links

Upang matiyak ang tagumpay ng iyong mga link sa SharePoint, gamitin ang mga pinakamahusay na kasanayang ito. Gamit ang Paggamit ng Descriptive Link Names, Regular na Pagsusuri at Pagtanggal ng Mga Link, at Pagpapanatili ng Mga Naaangkop na Pahintulot, maaari mong i-optimize ang functionality ng iyong mga link.

Paggamit ng Descriptive Link Names

Para sa epektibong komunikasyon sa SharePoint, ang mga pangalan ng naglalarawang link ay kinakailangan . Iwasan ang mga parirala tulad ng pag-click dito at gumamit ng mga label na malinaw na naglalarawan sa nilalaman ng pahina. Ang mga pangalan ng mapaglarawang link ay tumutulong sa mga user na madaling mag-navigate sa iyong site at gawing mas madali para sa mga search engine na basahin ang iyong nilalaman.

Kapag nagsusulat ng mga pangalan ng link, tumuon sa nilalaman ng pahina. sa halip na Mag-click dito upang malaman ang tungkol sa aming mga serbisyo , gamitin Galugarin ang Aming Komprehensibong Listahan ng Mga Serbisyo . Panatilihing maikli, madaling gamitin at walang jargon ang mga label.

Tiyaking tumpak na ipinapakita ng iyong mga pangalan ng link ang naka-link na nilalaman . Kung nag-click ang mga user sa isang link na may maling impormasyon, maaapektuhan nito ang kanilang karanasan sa iyong site. Bago mag-publish ng anumang mga link, i-double check kung ang label ay nagpapakita ng nilalaman ng pahina.

Ang mga mapaglarawang pangalan ng link sa SharePoint ay nagpapabuti sa karanasan ng gumagamit at nakikinabang sa SEO. Panatilihing tumpak, maigsi at nakatuon ang mga label sa nilalaman ng pahina . Sa ganitong paraan makakagawa ka ng isang madaling ma-navigate na platform para sa mga bisita.

Regular na Pagsusuri at Pagtanggal ng Mga Link

Ang regular na pagtanggal ng mga hindi kinakailangang link ay mahalaga upang mapanatiling malusog ang iyong SharePoint site. Narito ang dapat tandaan kapag nagsusuri at nagtatanggal ng mga link:

1. Tingnan kung may kaugnayan pa rin ang link at kung sinuman sa iyong team ang gumagamit nito.
2. Alamin kung dadalhin ka ng link sa isang sirang o hindi napapanahong pahina, at kung mayroong mas mahusay na pinagmulan.
3. Suriin ang mga link na ginawa para sa mga pansamantalang bagay, gaya ng pagpaparehistro ng kaganapan at mga nag-expire na alok.
4. Alisin ang mga duplicate na link na humahantong sa parehong nilalaman; maaari nilang lituhin ang mga user at gawing hindi maayos ang iyong site.
5. Lumikha ng mga kategorya para sa iyong mga link. Ilagay ang mga hindi madalas na ginagamit sa isang folder ng archive.
6. Gumamit ng mga tool sa pagsubaybay sa link upang subaybayan kung aling mga link ang pinakamaraming ina-access ng mga user sa iyong site.

Tandaan, hindi lahat ng link ay kailangang i-delete – ang mga hindi lang kapaki-pakinabang o kailangan. Ang paglilinis ng iyong SharePoint site ay magpapahusay sa kahusayan at karanasan ng user.

Pro Tip: Magtalaga ng May-ari ng Site upang pangasiwaan ang anumang mga pagbabago o pagpapanatiling ginawa sa SharePoint Links. Sa ganitong paraan, walang malilimutan at nananatiling organisado ang lahat.

At tandaan: ang pagbibigay sa lahat ng access sa lahat ng bagay sa SharePoint ay tulad ng pagpayag sa iyong buong kapitbahayan na halukayin ang iyong underwear drawer!

Pagpapanatili ng Mga Naaangkop na Pahintulot

Mahalagang matiyak na ang mga user lang ang may access sa kinakailangang impormasyon – mag-set up ng mga grupo at magtalaga ng mga pahintulot batay sa mga tungkulin. Regular na suriin at i-update ang mga pahintulot na ito habang dumarating at umalis ang mga empleyado o nagbabago ang mga tungkulin. Isaalang-alang ang mga tool sa pamamahala ng awtomatikong pahintulot upang bawasan ang mga manual na pag-update.

Isang klasikong halimbawa ng mga hindi wastong pahintulot ang nangyari noong 2014 nang ang isang kontratista ng US Defense Department ay nag-leak ng mga classified na dokumento sa pamamagitan ng isang hindi secure na SharePoint site.

Ang pagpapanatili ng wastong mga pahintulot ay mahalaga para sa seguridad ng data ng SharePoint. Tandaan mo suriin at i-update nang madalas , at gumamit ng mga awtomatikong tool upang panatilihing ligtas ang iyong kumpanya mula sa anumang mga pagtagas o paglabag.

Konklusyon at Recap ng mga Hakbang

Ang SharePoint ay isang mahusay na tool para sa mga negosyo! Sa ilang mga pag-click lamang, madali kang makakagawa ng isang link ng SharePoint. Narito ang isang paalala kung paano ito gagawin:

1. Pumunta sa iyong SharePoint site.
2. Piliin ang file o folder na gusto mong ibahagi.
3. I-click ang Ibahagi sa kanang sulok sa itaas.
4. Kopyahin ang link at ibahagi ito sa mga kasamahan o teammate sa pamamagitan ng email o mga app sa pagmemensahe.

Huwag kalimutan – maaari mong i-customize ang mga pahintulot para sa mga indibidwal na file at folder. Ngunit pinakamahusay na gamitin ang pinakamahusay na mga kasanayan sa seguridad.

Tandaan na ang pagsasagawa ng mga tamang hakbang sa pagkontrol sa pag-access ay makakatulong na protektahan ang iyong data. Bago mo ibahagi ang mga link, suriin at suriin ang mga kinakailangan sa pag-access.

Ang paglikha ng mga link ng SharePoint ay tumutulong sa komunikasyon sa isang organisasyon. Ito ay magpapalakas ng pagiging produktibo at kahusayan. Huwag hayaan ang takot na mawalan ka ng pagpigil sa paggamit ng tool na ito. Simulan ang paggawa ng mga link na iyon at tumulong na mapabuti ang pakikipagtulungan sa mga koponan.

Mga Madalas Itanong

1. Ano ang SharePoint?

Ang SharePoint ay isang web-based na pakikipagtulungan at platform ng pamamahala ng dokumento na binuo ng Microsoft. Nagbibigay-daan ito sa mga user na gumawa at mamahala ng mga site, dokumento, aklatan, listahan, at higit pa.

gumawa ng headed paper sa salita

2. Paano ako lilikha ng link ng SharePoint?

Upang lumikha ng link ng SharePoint, pumunta sa dokumento o file na gusto mong i-link, mag-click sa ellipsis (…) sa kanang sulok sa itaas, at piliin ang Kopyahin ang link mula sa drop-down na menu. Maaari mong i-paste ang link kung saan mo ito gusto.

3. Maaari ko bang i-customize ang SharePoint link?

Oo, maaari mong i-customize ang link ng SharePoint sa pamamagitan ng pag-click sa button na Mga Setting sa tabi ng link na iyong kinopya, at pagpili sa Mga Setting mula sa drop-down na menu. Mula doon, maaari mong piliing payagan ang pag-edit, magtakda ng mga petsa ng pag-expire, at higit pa.

4. Paano ako magbabahagi ng link ng SharePoint?

Upang magbahagi ng link ng SharePoint, kopyahin lang ang link tulad ng inilarawan sa itaas at ipadala ito sa tao o mga taong gusto mong ibahagi ito. Maaari mo ring ibahagi ang link sa pamamagitan ng email, Microsoft Teams, o iba pang tool sa pakikipagtulungan.

5. Posible bang bawiin ang isang link ng SharePoint?

Oo, maaari mong bawiin ang isang link ng SharePoint sa pamamagitan ng pagpunta sa menu ng Mga Setting para sa link at pagpili sa Baguhin ang mga pahintulot ng link. Mula doon, maaari mong alisin ang access para sa mga partikular na tao o grupo, o kahit na baguhin ang link upang hindi na ito ma-access.

6. Paano ko pamamahalaan ang mga link ng SharePoint?

Maaari mong pamahalaan ang mga link ng SharePoint sa pamamagitan ng pagpunta sa seksyong Mga Link ng iyong site ng SharePoint. Mula doon, makikita mo ang lahat ng mga link na iyong ginawa, i-edit ang kanilang mga setting, at kahit na tanggalin ang mga ito kung kinakailangan.