Paano Ilipat ang mga File sa SharePoint

Pangkalahatang-ideya ng SharePoint file management

Handa nang pamahalaan ang mga file sa SharePoint? Walang problema!

Para ilipat ang isa: i-click ang … button, piliin ang ‘move to’, piliin ang patutunguhang library/folder/site, at kumpirmahin.

paano ipangkat ang mga item sa salita

Upang ilipat ang marami? Piliin silang lahat, pagkatapos ay sundin ang parehong proseso.

Para sa tulong sa paghahanap ng mga file? Gamitin ang SharePoint search bar!

Panatilihing organisado ang iyong nilalaman sa pamamagitan ng regular na pagtanggal ng mga hindi gustong o lumang mga file. Pro tip: Gamitin ang metadata at pag-tag para sa mas madaling paghahanap sa hinaharap.

Gumalaw na tayo!

Paglipat ng mga file sa loob ng mga aklatan ng SharePoint

Paglipat ng mga File sa SharePoint Libraries

Upang ilipat ang mga file sa loob ng mga aklatan ng SharePoint, sundin ang mga madaling hakbang na ito:

1. Piliin ang mga file na gusto mong ilipat : Piliin ang mga file na gusto mong ilipat sa pamamagitan ng pagpili sa mga ito gamit ang iyong mouse cursor.
2. Mag-click sa Ilipat : Kapag napili mo na ang mga file, pumunta sa command bar at mag-click sa Move button.
3. Piliin ang iyong patutunguhan : Magbubukas ang isang pop-up window. Piliin ang patutunguhang folder kung saan mo gustong ilipat ang iyong mga file at mag-click sa pindutang Ilipat.

Bilang karagdagan, maaaring gusto mong isaalang-alang ang paggawa ng istraktura ng folder batay sa iyong mga pangangailangan sa proyekto o departamento. Nagbibigay-daan ito para sa mas malaking organisasyon at mas madaling pamamahala ng mga file. Maaari ka ring magtakda ng mga pahintulot upang kontrolin ang pag-access sa iyong mga file, na nagpapahintulot lamang sa mga awtorisadong tauhan na i-access at baguhin ang mga ito. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga mungkahing ito, maaari mong pagbutihin ang iyong karanasan sa SharePoint at panatilihing maayos at secure ang iyong mga file.

Ang pagpili ng mga file na ililipat sa SharePoint ay parang sinusubukang piliin kung aling bata ang ililigtas mula sa isang nasusunog na gusali, maliban sa hindi gaanong emosyonal na kalakip.

Paano pumili ng mga file na ililipat

Ang pagpili ng mga file upang ilipat sa loob ng mga aklatan ng SharePoint ay maaaring maging madali. Upang gawin ito, buksan ang library ng dokumento at piliin ang mga file na gusto mong ilipat. Narito ang isang 3-hakbang na gabay :

1. Lagyan ng tsek ang checkbox sa tabi ng bawat file.
2. Upang pumili ng maramihang mga item , pindutin nang matagal ang Ctrl at i-click ang bawat file.
3. Lagyan ng tsek ang checkbox sa harap ng Name label upang piliin ang lahat ng item nang sabay-sabay.

Tandaan, ang pagpili ng masyadong maraming item ay maaaring makaapekto sa performance ng system. Kaya, piliin lamang kung ano ang kailangan. Kapag naglilipat o naglilipat ng mga file sa SharePoint, huwag tanggalin ang mga ito mula sa kanilang orihinal na lokasyon hanggang sa matiyak mong matagumpay silang nakalipat. Tiyaking pinapanatili din ang mga pahintulot.

Sa konklusyon, ang pag-unawa sa pinakamahuhusay na kagawian para sa paglipat ng mga dokumento sa SharePoint ay makatipid ng oras at magagarantiya na ang lahat ng data ay ililipat nang walang sagabal.

Nakakamangha iyon Microsoft hindi inaasahan SharePoint upang maging matagumpay tulad ng ngayon noong una itong inilunsad noong 2001. Ito ay dapat na isang simpleng tool sa pamamahala ng dokumento, ngunit nakita ng mga negosyo ang potensyal nito at ginamit ito bilang hub ng pakikipagtulungan. Hindi mo kailangan ng personal na katulong para maglipat ng mga file sa SharePoint — i-drag at i-drop lang!

Paano maglipat ng mga file gamit ang drag and drop method

Mabilis na ilipat ang mga dokumento gamit ang paraan ng pag-drag at pag-drop! Narito ang isang 6 na hakbang na gabay:

1. Buksan ang iyong SharePoint site. Pumunta sa library ng dokumento.
2. Mag-click sa file na gusto mong ilipat.
3. Pindutin nang matagal ang pindutan ng mouse at i-drag ito.
4. Isinasaad ng berdeng plus sign na inililipat mo ang file.
5. Bitawan ang pindutan ng mouse upang i-drop ito sa bago nitong lokasyon.
6. Ang iyong file ay nasa bago nitong lugar!

Maaari mo ring ilipat ang maramihang mga file nang sabay-sabay. Piliin lang ang mga ito bago i-drag ang mga ito.

Kung hindi mo mahanap ang folder o library, gamitin ang function ng paghahanap ng SharePoint - nakakatulong itong mahanap ang mga partikular na folder nang mabilis.

Ayusin ang iyong mga dokumento gamit ang isang malinaw na kombensyon sa pagbibigay ng pangalan. Sa ganitong paraan, madali mong matutukoy at mapangkat ang mga katulad na file.

Paano maglipat ng mga file gamit ang move to command

1. Piliin ang file o folder na gusto mong ilipat.
2. I-click ang Ilipat Sa button sa itaas ng iyong library.
3. Sa popup, piliin kung saan ito ililipat.
4. I-click Ilipat .
5. Pumunta sa patutunguhang library at tiyaking naroon ito.

Ganyan kasimple! Sa paggawa nito, madali mong mapanatiling maayos at naa-access ang iyong mga doc.

Tandaan: Kapag naglipat ka ng file o folder, lahat ng nauugnay na metadata ay darating din. Ibig sabihin, mananatili sa iyong dokumento ang anumang nauugnay na impormasyon.

Ito ay nagkakahalaga ng tandaan: Ang Microsoft SharePoint ay mayroong mahigit 190 milyong user noong 2021, na ginagawa itong isa sa pinakasikat na sistema ng pamamahala ng nilalaman ng enterprise na magagamit. Kung ang totoong buhay ay kasingdali lang ng SharePoint's Move To command!

Paano maglipat ng mga file gamit ang copy to command

Ang Kopyahin sa command ay ang paraan upang pumunta para sa mabilis at madaling file-shifting sa loob ng SharePoint library! Narito kung paano ito gumagana sa 4 na simpleng hakbang :

1. Piliin ang file o folder na gusto mong ilipat.
2. I-click ang Kopyahin sa button sa toolbar.
3. Piliin ang patutunguhang library o folder.
4. I-click OK at bam! Panoorin ang iyong file o folder teleport sa bagong lokasyon nito.

Isang ulo: Kopyahin sa gagawa ng duplicate ng iyong file o folder sa halip na ilipat ito sa kabuuan nito. Ibig sabihin nito walang pagkawala ng data sa panahon ng proseso ng paglilipat .

Pro Tip : Kung gusto mo ng ibang diskarte, subukan ang Ilipat Sa utos. Gagawin din nito ang trabaho!

Paglipat ng mga file sa pagitan ng mga aklatan ng SharePoint

Paglipat ng mga Dokumento sa Iba't Ibang SharePoint Libraries

Ang paglipat ng mga file sa pagitan ng mga aklatan ng SharePoint ay isang karaniwang gawain para sa mga administrator ng SharePoint. Mahalagang iulat na ang mga user ng SharePoint ay maaaring maglipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga aklatan sa ilang madaling hakbang.

1. Piliin ang dokumento o mga dokumentong gusto mong ilipat.
2. Pumunta sa 'Tab ng File' . Mula doon, piliin ang button na 'Ilipat sa' sa command group.
3. Piliin ang patutunguhang library mula sa drop-down na listahan ng mga available na library.

Ang isang natatanging detalye na dapat tandaan ay ang SharePoint ay hindi nag-aalis ng orihinal na dokumento mula sa pinagmulang library. Kinokopya lang nito ang file sa patutunguhang library. Ito ay isang kalamangan kung gusto mong panatilihin ang kasaysayan ng dokumento.

Sa katulad na tono, nararapat na tandaan na noong unang dumating ang SharePoint sa merkado, kinilala ito bilang isang rebolusyonaryong produkto na magbabago kung paano tayo nag-iimbak at nagbabahagi ng mga dokumento. Ang SharePoint ay naging mahalagang bahagi ng maraming organisasyon sa buong mundo, na tumutulong sa mga collaborative na inisyatiba, pamamahala ng dokumento, at organisasyon.

Ang pagpili ng mga tamang library ay susi, dahil ang paglipat ng mga file sa folder ng recipe ng iyong ina ay magiging isang recipe para sa kalamidad.

Paano pumili ng pinagmulan at patutunguhan na mga aklatan

Ang pagpili ng pinagmulan at patutunguhang mga aklatan sa SharePoint ay maaaring nakakatakot. Ngunit, sa mga tamang hakbang ay magagawa ito nang mabilis! Narito ang 5 simpleng hakbang upang piliin ang iyong pinagmulan at patutunguhan na mga aklatan:

1. Mag-log in sa SharePoint at hanapin ang library ng dokumento na may mga file na ililipat.
2. Lagyan ng check ang mga kahon sa tabi ng mga file na gusto mong ilipat.
3. Hanapin ang Ilipat Sa pindutan at i-click ito.
4. May lalabas na window – mag-browse sa mga library ng dokumento ng site hanggang sa mahanap mo ang iyong gustong lokasyon.
5. Pagkatapos, pindutin Lumipat Dito , at tapos ka na!

Kung naglilipat ka ng maraming file nang sabay-sabay, maaaring pabagalin nito ang iyong system o magdulot ng mga error. Subukan na lang ang mas maliliit na batch.

Tulad ng pagpili ng damit para sa isang kaganapan, ang pagpili ng mga aklatan ng SharePoint para sa mga paglilipat ng file ay nangangailangan ng maingat na pagsasaalang-alang. Minsang inilipat ng isa sa aking mga kasamahan ang mahahalagang kontrata sa maling library, na nagresulta sa pagkawala ng oras at pagiging produktibo. Siguraduhing sundin ang aming mga tagubilin upang maiwasan ang mga ganitong sakuna! Panghuli, isang paraan upang ilipat ang mga file nang hindi pinagpapawisan – maliban kung, siyempre, ilipat mo ang iyong computer.

Paano maglipat ng mga file gamit ang move to command

Ang paglipat ng mga file sa mga aklatan ng SharePoint ay maaaring maging simple sa paglipat sa command. Ganito:

1. Piliin ang (mga) file.
2. I-click ang Ilipat sa pindutan.
3. Piliin ang patutunguhang library.
4. Pumili ng anumang mga subfolder sa loob ng library.
5. Hit Ilipat at maghintay ng kumpirmasyon.

Huwag kalimutan iyon hindi awtomatikong ililipat ang mga link at pahintulot sa bagong lokasyon. Kung naglilipat ka ng maraming file, maaaring magtagal ito. Kaya, siguraduhing mayroon ka sapat na antas ng pahintulot ng user at pagkakakonekta sa network . Halimbawa, ang isang kumpanya ay naglipat ng ilang mahahalagang file ngunit hindi pinansin ang pag-update ng mga link at pahintulot. Nagdulot ito ng kalituhan sa kanilang koponan hanggang sa humingi sila ng tulong sa IT.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito, kahit sino ay madali at mabilis na makakapaglipat ng mga file sa pagitan ng mga aklatan ng SharePoint nang walang mga problema o pagkaantala.

Kopyahin sa utos: Para kapag ang pag-drag at pag-drop ay masyadong ordinaryo!

Paano maglipat ng mga file gamit ang copy to command

Kopyahin sa ay isang madaling paraan upang ilipat ang mga file sa pagitan ng mga aklatan ng SharePoint. Ganito:

1. Piliin ang mga file na gusto mong ilipat sa pamamagitan ng pag-tick sa kahon sa tabi ng kanilang mga pangalan.
2. I-click ang Kopyahin sa button sa tuktok ng pahina.
3. Nasa Kopya dialog box, piliin Pumili ng patutunguhan .
4. Mag-browse at piliin ang patutunguhang library.
5. I-click Kopya tapusin.

Tandaan, kung lagyan mo ng check ang kahon 'Ilipat ang mga nilalaman kung naaangkop' , pagkatapos ay aalisin ang file mula sa orihinal na lokasyon. Ang nauugnay na metadata, mga bersyon, at mga pahintulot ay ililipat din.

Pro Tip: I-backup ang mahahalagang file o subukan muna ito gamit ang mga hindi mahahalagang dokumento. Tiyaking ang mga user ay may mga karapatan sa pag-access sa parehong mga aklatan upang matingnan at ma-edit nila ang nilalaman nang walang kahirapan.

Bakit hindi tamasahin ang kaguluhan ng paglipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint sa halip na magpunta sa isang nakababahalang bakasyon?

Paglipat ng mga file sa pagitan ng iba't ibang mga site ng SharePoint

Talata 1:

Ang paglipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint ay maaaring gawin nang walang putol sa pamamagitan ng pagsunod sa mga simpleng hakbang. Sa mga hakbang na ito, maaari kang maglipat ng mga file sa pagitan ng mga site sa loob ng ilang minuto.

Talata 2:

1. Una, hanapin ang target na file na gusto mong ilipat sa pamamagitan ng pag-navigate sa SharePoint site kung saan ito kasalukuyang matatagpuan.
2. Kapag matatagpuan, piliin ang file at pindutin ang 'ÄúKopya'Äù button mula sa itaas na bar.
3. Mag-navigate sa patutunguhang SharePoint site at pindutin ang “Idikit” button mula sa itaas na bar upang ilipat ang file.

Talata 3:

Sa proseso ng paglilipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint, Mahalagang tandaan na ang lahat ng mga pahintulot ng user, metadata, at history ng bersyon na nauugnay sa file ay pinananatili, na ginagawang maayos at maginhawa ang proseso para sa lahat ng mga user.

Talata 4:

kung paano gumawa lamang ng isang pahina ng landscape sa salita

Pro Tip: Habang naglilipat ng mga file sa loob ng SharePoint, ipinapayong panatilihin ang istraktura ng file na nagbibigay-daan para sa madaling pag-navigate sa pagitan ng mga site. Ginagawa nitong mas madali ang proseso ng paghahanap ng mga file at nakakatipid ng oras.

Ang pagpili ng perpektong pinagmulan at patutunguhang mga site sa SharePoint ay parang pagpili ng karayom ​​mula sa isang haystack, ngunit naka-blindfold.

Paano pumili ng pinagmulan at patutunguhang mga site

Ang pagpili sa iyong pinagmulan at patutunguhang mga site sa SharePoint ay isang pangunahing hakbang kapag naglilipat ng mga file sa pagitan ng mga ito. Tingnan natin kung paano ito gawin!

1. Spot the source site – Buksan ang SharePoint site, i-click ang gear icon, at piliin ang Site Information. Itala ang URL ng site.
2. Piliin ang patutunguhang site – Magbukas ng isa pang SharePoint site at gawin ang Hakbang 1 upang i-save ang URL nito.
3. Suriin ang iyong mga pahintulot - Tiyaking mayroon kang access sa parehong mga site bago ka magsimula.
4. I-access ang mga file – Hanapin ang mga file na gusto mong ilipat sa pamamagitan ng paggalugad sa library ng dokumento ng bawat site o paggamit ng paghahanap.
5. Ilipat ang mga file – Pagkatapos piliin ang mga kinakailangang file, i-click ang opsyong Ilipat Sa ilalim ng tab na Mga File, pagkatapos ay piliin ang target na patutunguhan mula sa SharePoint Site Picker.

Tandaan na maaaring mawala ang mga link ng file at metadata kapag naglilipat ng mga file sa pagitan ng mga site sa Sharepoint. Kaya't matalinong i-update muli ang lahat ng nauugnay na elemento para sa madaling pag-navigate at paggamit ng mga dokumento mula sa iba't ibang mapagkukunan.

Magpaalam sa nakakapagod na paglilipat ng file – ang paglipat sa command ay ginagawang madali ang paglilipat ng mga site sa SharePoint!

Paano maglipat ng mga file gamit ang move to command

Pinapasimple ng Move to command na maglipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint. Sundin ang mga hakbang:

1. Mag-navigate sa library ng dokumento o page na naglalaman ng file na gusto mong ilipat.
2. Piliin ang file.
3. I-tap 'Ilipat sa' sa ribbon sa tuktok ng screen at piliin ang patutunguhang site.
4. Ang iyong file ay nasa bago nitong tahanan.

Tandaan: tanging mga dokumento at iba pang mga file na direktang nakaimbak sa isang library ng dokumento ng SharePoint ang maaaring ilipat sa paraang ito. Hindi maaaring ilipat ang mga attachment.

Kung mayroong anumang mga isyu o kailangan mo ng tulong, makipag-ugnayan sa iyong administrator ng SharePoint.

Kapag nagpapalipat-lipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint, tandaan:

• I-set up ang mga angkop na pahintulot para sa parehong pinagmulan at patutunguhang mga site.
• Suriin kung anumang mga daloy ng trabaho o proseso ng negosyo ang dapat sundin bago ang paglipat.
• Subukan muna ang mga hindi kritikal na file – iniiwasan nito ang mga hindi sinasadyang pagtanggal.

Ang paggamit ng move to command ay mahusay para sa paglilipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint. Sa mga hakbang na ito at pinakamahuhusay na kagawian, magagawa mong maayos at walang stress ang proseso. Ang paglipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint ay hindi kailanman naging mas simple – subukan ang Move to command ngayon!

Paano maglipat ng mga file gamit ang copy to command

Ang Kopyahin sa Ang command ay mainam para sa paglilipat ng mga file sa pagitan ng mga site ng SharePoint. Ganito:

1. Piliin ang mga file na gusto mong ilipat mula sa library ng dokumento.
2. I-click ang Kopyahin sa utos sa laso.
3. Piliin ang lokasyon o site kung saan mo gustong ilipat ang iyong mga file, at i-click ang Kopyahin.
4. May lalabas na mensahe ng kumpirmasyon kapag matagumpay na nailipat ang mga file.

Magkaroon ng kamalayan: maaaring lumitaw ang isang mensahe ng babala kung naglilipat ka ng mga file sa pagitan ng mga domain ng SharePoint. Tiyaking ang patutunguhang site ay may mga tamang pribilehiyo din, o maaari kang magkaroon ng mga problemang nauugnay sa pahintulot.

Kamakailan lamang, inilipat ng isa sa mga miyembro ng aking koponan ang lahat ng dokumentasyon ng kanilang proyekto sa maling folder. Inirerekomenda ko ang Kopyahin sa command, na ginamit namin upang malutas ang isyu nang mabilis at tumpak. Kung kailangan mong maglipat ng mga dokumento sa mga folder o site, malaking tulong ang command na ito!

Mga tip para sa matagumpay na paglipat ng file sa SharePoint

Mga Tip para Matiyak ang Matagumpay na Paglilipat ng File sa SharePoint

Ang SharePoint ay isang makapangyarihang tool na nagbibigay-daan sa mga user na mag-imbak, mag-ayos at magbahagi ng mahalagang data. Kung pinaplano mong i-migrate ang iyong mga file sa SharePoint platform, dapat mong tiyakin na maayos at matagumpay ang proseso ng paglilipat ng file. Narito ang tatlong tip upang matiyak ang isang matagumpay at walang error na paglilipat ng file sa SharePoint:

1. Magplano at Maghanda: Bago simulan ang proseso ng paglilipat, mahalaga na magplano at maghanda . Suriin ang iyong data at gumawa ng listahan ng mga file na ililipat. Tiyaking mayroon kang mga kinakailangang pahintulot upang i-migrate ang mga file. Higit pa rito, lumikha ng isang backup ng umiiral na data upang matiyak na sa kaso ng anumang hindi inaasahang mga error; mayroon ka pa ring access sa orihinal na data.
2. Piliin ang Tamang Mga Tool: Nag-aalok ang SharePoint ng ilang mga tool upang maglipat ng mga file. Pumili ng tool na nakakatugon sa iyong mga kinakailangan at nagbibigay ng mga kinakailangang feature . Tandaan na ang ilang tool ay maaaring hindi tugma sa ilang uri ng file o maaaring may mga limitasyon sa bilang ng mga file na inilipat. Kaya, ito ay mahalaga upang piliin ang mga tamang tool.
3. Pagsubok sa Paglipat: Ang pagsubok sa proseso ng paglipat bago isagawa ang buong-scale na paglipat ay napakahalaga. Maaari mong subukan ang proseso sa pamamagitan ng paglipat ng ilang mga file at pagsuri sa kanilang istraktura at mga nilalaman sa SharePoint. Nagbibigay-daan sa iyo ang pagsubok na matukoy ang mga potensyal na error o isyu na kailangang matugunan bago ang buong-scale na paglipat .

Napakahalagang tiyaking mananatiling buo ang data sa buong proseso ng paglilipat. Nag-aalok ang SharePoint ng iba't ibang mga tampok tulad ng pag-bersyon, mga uri ng nilalaman, at metadata upang pangalagaan ang integridad ng data. Sa pamamagitan ng pag-opt para sa mga feature na ito, maaari mong matiyak na ang data ay mananatiling secure at sa isang organisadong paraan.

Ang isang maliit na pagpaplano at paghahanda ay maaaring makabuluhang bawasan ang mga pagkakataon ng mga error at downtime habang naglilipat ng mga file sa SharePoint. Ang pag-iingat sa mga tip na ito at pag-iingat ay makakatulong sa iyong makamit ang isang matagumpay na paglipat nang hindi nakompromiso ang iyong mahalagang data.

Alam mo ba na ang proseso ng paglipat ay nangangailangan ng maingat na pagpaplano at pagpapatupad? Maraming user ang nakaranas ng mga pagkabigo sa paglipat dahil sa mga error sa yugto ng pagpaplano. Ang isang halimbawa ay isang kumpanya na nag-migrate ng kritikal na data sa SharePoint nang walang backup, na nagreresulta sa pagkawala ng mahalagang impormasyon. Kaya, mahalagang planuhin ang proseso ng paglipat at panatilihin ang isang backup ng orihinal na data upang maiwasan ang mga naturang sakuna.

Bakit ayusin ang isang sirang link kung maaari mo lamang itong magpanggap na ito ay sinadya at tawagin itong 'hyperlink art'?

Paano maiwasan ang mga sirang link

Ang mga sirang link ay maaaring magdulot ng pagkabigo at pagkalito para sa mga gumagamit ng SharePoint. Upang maiwasan ito, gamitin ang 6 na tip na ito:

• Mag-opt para sa mga kaugnay na URL sa halip na mga ganap
• Gamitin ang mga tool sa pag-redirect ng URL tulad ng URL Rewrite
• Baguhin ang mga link pagkatapos ng paglipat ng file
• Madalas gumamit ng mga tool sa pagsuri ng link upang suriin kung may mga sirang link
• Lumikha ng mga custom na pahina ng error
• Sana huwag tanggalin o ilipat ang mga file na naka-link sa iba pang mga file o pahina

Alerto ang mga user tungkol sa anumang mga pagbabago o update bago pa man. Pro Tip: Regular na subaybayan at subaybayan ang analytics ng iyong site upang mahanap agad ang mga sirang link.

Pagpapanatiling mga pahintulot ng file sa SharePoint? Ito ay tulad ng pagsisikap na panatilihin ang isang pusa sa isang sumbrero - mahirap gawin, maliban kung alam mo ang drill.

Paano matiyak na ang mga pahintulot ng file ay pinananatili

Ang pagpapanatili ng mga pahintulot ng file sa panahon ng paglipat ng SharePoint ay mahalaga . Upang matiyak ito, narito ang 6 na hakbang :

1. Idokumento ang mga antas ng pahintulot para sa bawat file/folder sa source system.
2. Lumikha ng parehong mga grupo at user sa target na kapaligiran.
3. Magtalaga ng parehong mga antas ng pahintulot.
4. Subukan ang mga antas ng pahintulot bago ang paglipat.
5. I-migrate ang mga file/folder, pinapanatili ang mga natatanging antas ng pahintulot.
6. Kumpirmahin ang mga pahintulot ay mananatiling tumpak pagkatapos ng paglipat.

Madaling lumitaw ang mga kahinaan sa pahintulot sa panahon ng paglipat. Kaya, subukan at patunayan ang mga antas ng pahintulot sa buong proseso.

Ang isang kumpanya ay lumipat kamakailan sa Microsoft 365 at nakaranas ng hindi awtorisadong mga isyu sa pag-access dahil sa mga maling pahintulot ng user. Kailangang balikan ng mga tauhan ng IT ang lahat ng inilipat na data at muling mag-apply ng mga pahintulot, na nagdudulot ng mga pagkaantala sa mga proseso ng negosyo. Ipinapakita nito kung gaano kahalaga na magplano at magsagawa ng paglipat ng file ng SharePoint na may sensitibong impormasyon – lalo na, upang mapanatili ang mga pahintulot ng user nang tumpak.

Kasaysayan ng bersyon ng file: Subaybayan ang lahat ng iyong mga pagkakamali at tagumpay!

Paano mapanatili ang kasaysayan ng bersyon ng file sa panahon ng paglilipat

Panatilihin ang iyong kasaysayan ng bersyon kapag naglilipat ng mga file sa SharePoint! Narito ang dapat gawin:

1. Tiyaking pinagana ang bersyon sa parehong source at destination library.
2. Isama ang buong source library sa migrasyon.
3. Gumamit ng tool sa paglipat na sumusuporta sa paglilipat ng history ng bersyon.

Kung ililipat mo o papalitan ang pangalan ng mga file sa labas ng kanilang orihinal na library sa panahon ng paglilipat, mawawala ang history ng bersyon. Upang maiwasan ito, bigyang-pansin ang lokasyon ng file at mga kombensiyon ng pangalan.

Gayundin, i-back up ang lahat ng mga file bago lumipat. Makakatulong ito kung may mali sa panahon ng paglilipat.

Kaya, lumabas kasama ang luma at pumasok kasama ang bago – maliban kung isa kang hoarder na mahilig sa kanilang mga floppy disk noong 90s!

Pinakamahuhusay na kagawian para sa paglilinis ng mga lumang file pagkatapos ng paglipat

Pagpapanatili ng iyong SharePoint na kapaligiran? Ang paglilinis ng mga lumang file pagkatapos ng paglipat ay mahalaga. Tinutulungan nito ang iyong koponan na magtrabaho nang mas mahusay, at pinapabuti ang pangkalahatang karanasan. Narito kung paano ito gawin:

1. Maghanap ng mga duplicate na file. Gumamit ng mga tool tulad ng SharePoint Manager o Powershell upang mahanap ang mga ito. Tanggalin nang may pag-iingat - huwag tanggalin ang anumang mga kritikal na dokumento!
2. I-archive ang mga lumang file. Ilipat ang mga hindi kinakailangang doc sa isang naka-archive na estado - tingnan lamang, walang mga pag-edit.
3. Suriin ang mga hindi nagamit na file. Maghanap ng mga doc na hindi na-access sa mahabang panahon. Alisin kung hindi nauugnay.
4. Panatilihin ang mahahalagang file. Panatilihin ang mga dokumentong kinakailangan ng batas, mga pamantayan sa pagsunod, mga plano sa pagpapatuloy ng negosyo.
5. Gamitin ang metadata at paghahanap. Ilapat ang mga tag ng metadata upang mapabuti ang paghahanap. Makakahanap ang mga user ng impormasyong kailangan nila.
6. Makipag-ugnayan sa mga stakeholder. Ipaalam sa kanila ang tungkol sa plano sa paglilinis at ituro ang pinakamahuhusay na kagawian para sa pag-aayos ng mga file.

Dagdag pa, gumamit ng mga ulat/analytics upang regular na mag-audit ng data sa loob ng SharePoint upang masubaybayan ang kalusugan ng kapaligiran.

Oh, at paalala: Sinabi ng Microsoft na ang mga notebook ng OneNote ay hindi maaaring ilipat sa pamamagitan ng SharePoint! Iyon ay tumagal ng isang kumpanya ng dalawang araw ng pagsubok upang malaman. Kaya, siguraduhing magbasa sa pagitan ng mga linya na may mga tech na pagsasama.

Pagkatapos ay hindi mo na kakailanganin ang walang katapusang mga session ng coding na pinagagana ng kape o mga gabing walang tulog!

Konklusyon

Para sa epektibong paglilipat ng file sa SharePoint, mahalagang maunawaan ang mga pangunahing kaalaman. Pamilyar ang iyong sarili sa view ng library ng dokumento at gamitin i-drag at i-drop mga tool upang gawing mas simple ang proseso. Gayundin, lumikha ng mga folder sa loob ng SharePoint para sa madaling pag-aayos at mas mabilis na paghahanap ng dokumento.

Ingatan mo yan paglipat ng mga file maaaring makaapekto sa mga pahintulot o link sa pagitan ng mga dokumento. Maipapayo na kopyahin ang mga dokumento sa isang bagong lokasyon bago tanggalin ang mga ito mula sa kanilang orihinal na folder.

Gamitin ang SharePoint's kasaysayan ng bersyon tampok. Nagbibigay ito ng safety net para sa mga hindi sinasadyang pagtanggal o pagbabagong ginawa sa proseso ng paglilipat. Pinapayagan din nito ang pagpapanumbalik ng mga nakaraang bersyon ng mga dokumento kung kinakailangan.

Sa konklusyon, ang paglilipat ng mga file sa SharePoint ay nangangailangan ng maingat na pagsasaalang-alang at pansin sa detalye. Sa wastong pagpaplano at paggamit ng mga available na feature, maaaring maging mahusay at madali ang proseso para sa mga user.

Mga Madalas Itanong

1. Paano ko ililipat ang mga file sa SharePoint?

Piliin lamang ang file o mga file na nais mong ilipat, i-click ang pindutang Ilipat sa, at piliin ang patutunguhang folder mula sa dropdown na menu. Bilang kahalili, maaari mong i-drag at i-drop ang mga file mula sa isang folder patungo sa isa pa.

2. Maaari ba akong maglipat ng mga file sa iba't ibang mga site ng SharePoint?

Oo, maaari kang maglipat ng mga file sa iba't ibang mga site ng SharePoint hangga't mayroon kang mga kinakailangang pahintulot. Piliin lang ang file o mga file na gusto mong ilipat at piliin ang patutunguhang site mula sa Ilipat sa dropdown na menu.

3. Maaari ko bang i-undo ang paglipat ng file sa SharePoint?

iisang espasyo sa salita

Oo, maaari mong i-undo ang paglipat ng file sa SharePoint sa pamamagitan ng pag-click sa pindutang I-undo na lalabas pagkatapos ng matagumpay na paglipat. Maaari mo ring ilipat ang file pabalik sa orihinal na lokasyon nito.

4. Paano ko maililipat ang isang malaking bilang ng mga file sa SharePoint?

Maaari mong ilipat ang isang malaking bilang ng mga file sa SharePoint sa pamamagitan ng pagpili ng maramihang mga file nang sabay-sabay gamit ang Shift o Ctrl key, o sa pamamagitan ng pag-click sa checkbox sa header ng listahan ng file. Pagkatapos ay maaari mong ilipat ang lahat ng mga napiling file sa nais na lokasyon.

5. Ano ang mangyayari sa mga link ng file pagkatapos kong ilipat ang mga file sa SharePoint?

Awtomatikong ia-update ang mga link ng file pagkatapos ng matagumpay na paglipat sa SharePoint. Gayunpaman, inirerekumenda na subukan ang mga link upang matiyak na gumagana ang mga ito tulad ng inaasahan pagkatapos ng paglipat.

6. Ano ang dapat kong gawin kung wala akong mga kinakailangang pahintulot upang ilipat ang mga file sa SharePoint?

Kung wala kang mga kinakailangang pahintulot upang ilipat ang mga file sa SharePoint, dapat kang makipag-ugnayan sa administrator ng iyong site o IT department upang humiling ng mga kinakailangang pahintulot.