Paano i-access ang SharePoint mula sa Outlook

Pangkalahatang-ideya ng pagsasama ng SharePoint at Outlook

Pagsasama ng SharePoint at Outlook magbigay ng maayos na daloy ng trabaho para sa mga multi-user na koponan. Maaari mong ikonekta ang mga listahan ng SharePoint sa mga folder ng Outlook, na nagbibigay-daan sa iyong magbahagi, sumubaybay, at makipagtulungan sa mga file nang hindi lumilipat ng mga programa.

Madaling i-access ang SharePoint mula sa Outlook – magdagdag lang ng URL ng site o library. Pagkatapos ay maaari kang magbukas ng mga dokumento mula sa loob ng Outlook at makakuha ng ganap na access, kabilang ang mga karapatan sa pag-edit.

Maaari mo ring i-customize ang pagsasama. Piliin kung aling mga aklatan ang isinasama mo sa iyong Outlook account, batay sa laki at pangangailangan ng koponan.

Dagdag pa, Microsoft Power Automate mga template (dating Microsoft Flow) maaaring mag-save ng mga email attachment mula sa Outlook nang direkta sa SharePoint accounting folder. Nakakatulong ang mga template na ito na i-automate ang mga nakakapagod na gawain.

Damhin ang kaginhawahan ng pag-access sa SharePoint mula sa Outlook! Tangkilikin ang pinakamahusay sa parehong mundo.

Pag-access sa SharePoint mula sa Outlook

Upang ma-access ang SharePoint mula sa Outlook at gawing mas mahusay ang proseso ng iyong trabaho, gamitin ang SharePoint button sa Outlook ribbon, i-sync ang mga SharePoint library sa Outlook, magdagdag ng mga kalendaryo ng SharePoint sa Outlook, at gamitin ang mga site ng SharePoint nang direkta sa pamamagitan ng Outlook. Nag-aalok ang mga sub-section na ito ng iba't ibang solusyon upang matulungan kang madaling isama ang SharePoint sa Outlook at i-streamline ang iyong workflow.

Gamit ang SharePoint na button sa Outlook ribbon

Gusto mo bang makuha ang iyong SharePoint site mula mismo sa Outlook? Hindi na kailangang maghanap pa! Narito ang isang gabay sa kung paano gamitin ang SharePoint na button sa Outlook ribbon.

1. Buksan ang Outlook at i-click ang icon na 'Bagong Email'.
2. Sa bagong email window, i-click ang 'Attach File' sa ribbon.
3. Pagkatapos, i-click ang 'Browse Web Locations' at piliin ang 'Office 365 SharePoint'.
4. Hihilingin sa iyong mag-sign in sa Office 365 gamit ang mga kredensyal ng iyong account sa trabaho o paaralan. Pagkatapos mag-log in, pupunta ka sa iyong Site ng SharePoint . Ngayon ay maaari ka nang mag-navigate, tumingin, at mag-attach ng mga file sa loob ng Outlook.

Magandang balita: gumagana ito sa mga bersyon ng Windows at Mac ng Outlook. Wala nang pagpapalit ng mga application – makatipid ng oras gamit ang mahusay na tool na ito! Huwag kalimutan, ang tampok na ito ay nakakatipid ng maraming oras. Hindi kailangang iwanan ng mga user ang kanilang email client para magbahagi ng mga dokumento.

Noong araw, gumugol ako ng maraming oras sa paghahanap ng mga file habang tumatalon sa pagitan ng mga application. Hindi ko napagtanto kung gaano karaming oras ang nasasayang ko hanggang sa sinabi sa akin ng isang kasamahan ang tungkol sa button na SharePoint sa Outlook. Ngayon, maa-access ko na ang aking Site ng SharePoint sa isang click lang. Nagtitipid ako ng oras at pinatataas ang aking kahusayan. Pag-sync ng SharePoint sa Outlook: Dahil bakit may dalawang platform kung sapat na ang isa?

Sini-sync ang mga aklatan ng SharePoint sa Outlook

I-link ang iyong mga aklatan ng SharePoint sa Outlook sa tatlong madaling hakbang! Buksan ang iyong SharePoint library sa Internet Explorer, tingnan ang Aklatan tab at piliin Kumonekta sa Outlook. Pagkatapos, sundin ang mga senyas at i-click Oo. Maa-access mo na ngayon ang mga file ng SharePoint mula sa Outlook nang hindi kinakailangang lumipat sa pagitan ng mga app.

Kumuha ito ng isang hakbang pa at magbigay ng pahintulot o magtakda ng mga alerto upang ipaalam sa mga user ang anumang mga pagbabago sa SharePoint. Tangkilikin ang kaginhawahan ng pag-access sa mga aklatan ng SharePoint mula sa Outlook, at makatipid ng oras at pagsisikap! Bakit pipiliin ang alinman sa isa kung maaari mong magkaroon ng pareho? Magdagdag ng mga kalendaryo ng SharePoint sa Outlook at hindi makaligtaan ng isang matalo.

Pagdaragdag ng mga kalendaryo ng SharePoint sa Outlook

Gawing superhero ang iyong Outlook na may madaling pag-access sa iyong kalendaryo ng SharePoint! Upang gawin ito, sundin ang apat na hakbang na ito:

1. Pumunta sa Site ng SharePoint at piliin Mga Tool sa Kalendaryo
2. I-click ang Tab ng kalendaryo
3. Pumili Kumonekta sa Outlook
4. Sabihin Oo kapag sinenyasan para sa pahintulot

Ang pagre-refresh ng Outlook ay magpapakita ng bagong folder na may SharePoint Calendars, na nagsi-sync sa real-time.

Upang maiwasan ang anumang mga isyu sa network o seguridad, gumamit ng mga modernong browser tulad ng Chrome o Edge . Gayundin, siguraduhin na ang iyong antivirus at mga firewall sa magkabilang panig ay maayos na na-configure. Sa mga pag-iingat na ito, makakakuha ka ng walang error na karanasan sa pag-sync.

Paggamit ng mga site ng SharePoint sa Outlook

Magpaalam sa paglipat sa pagitan ng Outlook at SharePoint, dahil maaari silang isama! Kaya mo na ngayon tingnan at i-edit ang mga dokumento sa loob mismo ng Outlook. At saka, kaya mo makipagtulungan kasama ang iyong mga kasamahan at i-access ang mga aklatan ng SharePoint nang hindi kinakailangang magbukas ng hiwalay na browser window.

Ngunit, hindi lang iyon - pag-synchronize ng parehong mga platform ay mahalaga para sa matagumpay na pagbabahagi ng data at upang matiyak na mayroon kang access sa lahat ng kinakailangang impormasyon.

Halimbawa, ang aking kasamahan ay nasa isang business trip at nangangailangan ng isang partikular na dokumento ng kliyente. Ngunit, salamat sa pagsasama ng SharePoint sa Outlook , mabilis niyang nahanap ang dokumento nang hindi kinakailangang mag-log in sa VPN ng kanyang kumpanya. Nakakabilib!

Kaya, maghanda upang makaranas ng bagong antas ng pagiging produktibo sa SharePoint at Outlook!

Pagse-set up ng SharePoint integration sa Outlook

Upang i-set up ang pagsasama ng SharePoint sa Outlook na may layuning ma-access ang SharePoint mula sa Outlook, maaari mong sundin ang mga madaling hakbang na ito. I-configure ang mga lokasyon ng site ng SharePoint sa Outlook, ikonekta ang Outlook sa SharePoint Online, at i-customize ang mga setting ng pagsasama ng SharePoint sa Outlook. Ang pagsunod sa mga sub-section na ito ay hahantong sa isang matagumpay na pagsasama ng SharePoint sa Outlook.

Pag-configure ng mga lokasyon ng site ng SharePoint sa Outlook

Handa ka na bang i-customize ang mga lokasyon ng site ng SharePoint sa Outlook? Narito ang isang kapaki-pakinabang na gabay upang gawin ito nang mabilis at tumpak.

Mga hakbang:

1. Buksan ang Outlook at mag-click sa 'File' sa kaliwang sulok sa itaas.
2. Piliin ang 'Mga Opsyon', pagkatapos ay piliin ang I-customize ang Ribbon sa ibaba.
3. Palawakin ang ‚ÄúMain Tabs‚Äù at lagyan ng check ang kahon sa tabi ng ‚ÄúDeveloper‚Äù. I-click ang ‘OK’.

Papayagan ka nitong magdagdag ng custom na macro button na direktang nagli-link sa mga site ng SharePoint.

Tandaan: Para sa maraming lokasyon ng SharePoint, ang mga natatanging URL ay dapat idagdag bilang hiwalay na mga macro button.

Unawain ang bawat SharePoint site at kung saan nakaimbak ang mga file. Sa pagsasanay, ang proseso ay magiging mas maayos, na madaragdagan ang pakikipagtulungan.

Minsan nahirapan ang isang kasamahan sa paghahanap ng dokumento dahil ang maling lokasyon ng SharePoint ay na-link sa Outlook. Sundin ang gabay na ito upang maiwasan ang mga ganitong isyu at makatipid ng oras at mapagkukunan.

Pagkonekta ng Outlook sa SharePoint Online

Ang pagsasama ng Outlook sa SharePoint Online ay madali! Narito ang 6 na hakbang sundin:

1. Buksan ang Outlook at i-click ang tab na File.
2. Piliin ang Mga Setting ng Account mula sa drop-down na menu.
3. I-click ang Bago sa tab na E-Mail.
4. Ipasok ang iyong SharePoint URL sa bukid.
5. I-click ang Susunod at pagkatapos ay Tapusin upang makumpleto ang pag-setup.
6. Ngayon ay maaari mong ma-access ang iyong Direktang SharePoint file mula sa Outlook .

Tandaan, isang ang aktibong SharePoint account ay kailangan upang ikonekta ang Outlook . Makakatipid ka rin ng oras sa pamamagitan ng pagse-set up ng mga alerto para sa mga folder sa iyong SharePoint library. Sa ganitong paraan, napapanatiling updated ang lahat sa progreso ng proyekto.

Siguraduhin na i-customize ang iyong SharePoint integration sa Outlook - hindi kasya sa lahat ang isang sukat!

Pag-customize ng mga setting ng pagsasama ng SharePoint sa Outlook

Ang pagsasama ng Outlook sa SharePoint ay nagdudulot ng maraming pakinabang. Ang pag-customize sa mga setting nito ay nagbibigay sa mga user ng kontrol sa maraming facet. Tuklasin natin kung paano i-customize ang mga setting na ito sa anim na simpleng hakbang!

1. I-click ang tab na ‘Mga File’ sa tuktok ng Outlook.
2. Piliin ang 'Mga Opsyon' mula sa drop-down na menu.
3. Piliin ang 'Trust Center' mula sa mga opsyon.
4. I-click ang ‘Mga Setting ng Trust Center’.
5. Piliin ang 'Awtomatikong Pag-download' mula sa kaliwang panel.
6. Piliin kung paganahin o hindi paganahin ang pagsasama ng SharePoint sa mga kaukulang checkbox.

Higit pa rito, makakapili ka rin ng mga alerto para sa mga error sa pag-download, mga link, at higit pa – na may mga karagdagang opsyon na available sa seksyong ito.

Ang pag-customize sa mga setting na ito ay nagbibigay-daan sa iyong ayusin ang pamantayan sa pag-access sa pagitan ng Outlook at SharePoint depende sa mga kagustuhan at pangangailangan ng organisasyon. Pagkatapos mag-customize, makikita ang mga tab ng SharePoint kasama ng mga pangunahing feature ng Outlook – gaya ng mail, kalendaryo, mga contact, at mga gawain.

Habang nagtatrabaho ang mga organisasyon nang malayuan sa isang pandemya – kritikal ang pinakamainam na pagganap. Walang dapat mawala! Tiyakin ang maximum na produktibo sa pamamagitan ng pag-customize ng SharePoint integration gamit ang mga hakbang na ito kaagad!

Mga problema sa teknolohiya na pumipigil sa pag-access sa SharePoint? Mag-coffee break at isisi ito sa teknolohiya!

Pag-troubleshoot ng mga karaniwang isyu sa pag-access sa SharePoint mula sa Outlook

Upang i-troubleshoot ang mga karaniwang isyu sa pag-access sa SharePoint mula sa Outlook, kailangan mong malaman ang mga posibleng error na maaaring mangyari. Sa aming gabay sa Paano I-access ang SharePoint mula sa Outlook, nasasaklaw ka namin. Sa seksyong ito sa pag-troubleshoot, tatalakayin natin ang mga karaniwang isyu na nauugnay sa pagsasama ng SharePoint at Outlook, na may mga solusyon upang malutas ang mga ito. Ang aming mga sub-section sa mga error sa pagpapatotoo, mga error sa pag-sync, mga isyu sa pahintulot, at mga isyu sa koneksyon ay magbibigay sa iyo ng solusyon sa anumang problema na maaari mong maranasan.

Mga error sa pagpapatunay

Ang pag-access sa SharePoint mula sa Outlook ay maaaring magdulot ng mga error sa pagpapatunay. Karaniwang lumalabas ang mga ito kapag ang mga naka-imbak na kredensyal ay hindi tama o nag-expire. Resolbahin ito sa pamamagitan ng paglalagay ng mga tamang kredensyal sa system.

I-verify na ang Windows account at email account ay konektado sa Active Directory. Kino-configure nito ang single sign-on (SSO) para sa Outlook at SharePoint access.

Pro Tip: Iwasan ang mga error sa pagpapatotoo kapag ina-access ang SharePoint mula sa Outlook sa pamamagitan ng pagpapanatiling napapanahon ang mga kredensyal. At tiyaking naka-link ang Windows at mga email account sa Active Directory. Ito ay parang isang preventative measure sa isang magulo na breakup!

Mga error sa pag-sync

Kapag ginagamit ang SharePoint at Outlook nang magkasama, maaaring lumitaw ang mga isyu sa pag-sync. Narito ang ilang mga tip na dapat tandaan upang maiwasan ang mga problemang ito!

1. Wastong Pag-setup: Tiyaking parehong na-configure nang tama ang Outlook at SharePoint. I-double check ang kanilang mga setting, gaya ng mga agwat ng pag-synchronize at mga pahintulot sa folder.
2. Iwasan ang Malaking File: Ang pag-sync ng malalaking file sa pagitan ng Outlook at SharePoint ay magdudulot ng mga isyu, dahil sa mabagal na bandwidth o kapasidad ng storage.
3. Regular na Pag-update: Panatilihing na-update ang Outlook at SharePoint, at ang pag-deploy din ng Salesforce. Susuportahan ang mga bagong feature at compatibility.

Tiyaking gamitin ang pinakabagong bersyon ng Outlook at SharePoint, at magkaroon ng matatag na koneksyon sa Internet kapag nagsi-sync ng data. Nawalan ng mga dokumento ang isang user kapag nagsi-sync ng Office 365 Onedrive for Business at SharePoint Online sa pamamagitan ng MS Teams. Nais nilang na-back up ang kanilang mga file sa ibang lugar, sa halip na umasa lamang sa tampok na pag-sync.

Mukhang mas mahigpit ang mga pahintulot ng SharePoint kaysa sa aking Thanksgiving dinner pants!

Mga isyu sa pahintulot

Kapag sinusubukang gamitin ang SharePoint sa Outlook, maaaring mangyari ang mga isyu sa pahintulot. Suriin kung ang mga pahintulot para sa pareho ay tama. Gayundin, tiyaking may tamang access ang mga user sa site at mga antas ng dokumento.

Isaalang-alang ang direktang pagbibigay ng mga pahintulot sa mga user account sa halip na mga pahintulot ng pangkat. Ginagawa nitong mas tumpak ang kontrol at binabawasan ang mga ticket ng tulong sa IT.

Walang pahintulot maaaring lumabas ang mga error. Suriin ang mga pahintulot sa seguridad ng user bago gumawa ng mga karagdagang hakbang.

Kamakailan, nagkaroon ng problema ang isang kasamahan sa pagtingin ng mga dokumento sa library ng site ng kanyang team. Pagkatapos tumingin nang mas malapit, nakita namin na pinipigilan siya ng Internet Explorer na tingnan ang nilalaman ng network. Idinagdag namin ang URL ng site ng koponan bilang isang pinagkakatiwalaang site sa mga setting ng IE at nalutas nito kaagad ang problema.

Sinusubukang ikonekta ang Outlook at SharePoint? Maaaring gumana ito, ngunit maging handa para sa mga kakaibang sandali.

Mga isyu sa koneksyon

Pag-troubleshoot ng mga isyu sa SharePoint at Outlook maaaring maging isang tunay na sakit. Ang mga karaniwang problema sa koneksyon ay kadalasang sanhi ng mga isyu sa koneksyon sa network, nawawalang mga update o patch, mga maling kredensyal sa pag-log in, o mga error sa awtorisasyon .

Magsimula sa pamamagitan ng pagsuri sa koneksyon sa network. Pagkatapos, kumpirmahin na ang computer ay may mga kinakailangang update at patch na naka-install. I-verify na ang bersyon ng Microsoft Office ay tugma sa SharePoint at Outlook. Tiyaking nakatakda nang tama ang iyong mga pahintulot sa account sa SharePoint at walang mga pagbabago sa password na kinakailangan ng Active Directory.

Subukang i-clear ang mga cache file, i-disable ang mga add-in, o i-restart ang system at mga application. Kung hindi gumana ang mga ito, makipag-ugnayan sa suporta sa IT para i-reset ang iyong mga kredensyal at pagsasaayos .

Bottom line: Suriin ang mga pangunahing kinakailangan tulad ng mga update, pahintulot, kredensyal, at koneksyon sa network upang malutas ang mga karaniwang isyu sa koneksyon sa pagitan ng SharePoint at Outlook. Huwag kalimutan ang iyong sulo sa pag-troubleshoot!

Konklusyon at mga tip para sa epektibong paggamit ng pagsasama ng SharePoint at Outlook.

Pagsasama ng SharePoint at Outlook ay maaaring maging isang mahusay na paraan upang mapabuti ang pagiging produktibo at i-streamline ang daloy ng trabaho. Narito ang 6 na tip para samantalahin ang pagsasamang ito:

1. Gamitin ang SharePoint Calendar sa Outlook: Maaari mong i-overlay ang iyong personal na kalendaryo sa SharePoint isa upang makuha ang lahat ng mga kaganapan at appointment sa isang lugar.
2. Gamitin ang SharePoint Document Library sa Outlook: Maaari mo itong idagdag sa iyong Mga Paborito sa Outlook para sa madaling pag-access. Dagdag pa, maaari mong i-drag at i-drop ang mga file sa library mula mismo sa isang email attachment.
3. Gumawa ng Listahan ng Gawain : Upang mas mahusay na pamahalaan ang mga gawain sa loob ng isang proyekto, maaari kang lumikha ng listahan ng gawain sa SharePoint. Ito ay makikita sa SharePoint at Outlook.
4. I-sync ang Mga Contact ng SharePoint: Ang pag-sync ng iyong mga contact sa SharePoint sa iyong mga contact sa Outlook ay tinitiyak na mananatili silang napapanahon sa mga platform.
5. I-set up Mga alerto : Makatanggap ng mga notification sa pamamagitan ng email kapag may mga update o pagbabago sa isang dokumento o listahan.
6. Pagsamahin OneDrive gamit ang SharePoint: Ginagawa nitong mas madali ang pagbabahagi ng mga file at pakikipagtulungan sa iba.

At saka, metadata ay mahalaga sa SharePoint. Kapag nag-tag ka ng mga dokumento na may mga nauugnay na keyword, madali mong mahahanap ang mga ito kapag naghahanap sa loob ng parehong platform.

Kawili-wiling katotohanan: 78% ng Fortune 500 na kumpanya ang gumagamit ng SharePoint bilang kanilang pangunahing tool sa pakikipagtulungan.

Mga Madalas Itanong

1. Paano ko maa-access ang SharePoint mula sa Outlook?

Upang ma-access ang SharePoint mula sa Outlook, kailangan mong idagdag ang SharePoint library bilang isang folder sa Outlook. Pumunta sa File > Account Settings > Account Settings > Change > More Settings > Advanced. Pagkatapos, idagdag ang SharePoint address sa listahan ng mga folder at i-click ang OK.

2. Bakit hindi ko ma-access ang SharePoint mula sa Outlook?

Kung hindi mo ma-access ang SharePoint mula sa Outlook, maaaring ito ay dahil sa mga isyu sa koneksyon sa network o hindi tamang mga kredensyal sa pag-log in. Tiyaking nakakonekta ka sa tamang network at may tamang username at password para sa iyong SharePoint account.

3. Maaari ko bang i-access ang SharePoint mula sa aking mobile Outlook app?

Oo, maaari mong i-access ang SharePoint mula sa Outlook app sa iyong mobile device. Pumunta sa Mga Setting > Magdagdag ng Account > SharePoint at ilagay ang iyong mga kredensyal sa pag-log in sa SharePoint.

4. Mayroon bang anumang mga panganib sa seguridad kapag ina-access ang SharePoint mula sa Outlook?

Palaging may potensyal na panganib sa seguridad kapag nag-a-access ng sensitibong impormasyon online. Gayunpaman, ang SharePoint ay may ilang built-in na mga tampok sa seguridad, tulad ng mga kontrol sa pag-access, mga pahintulot, at pag-encrypt. Tiyaking sundin ang pinakamahuhusay na kagawian para sa secure na online na pag-uugali, gaya ng paggamit ng malalakas na password at pag-iwas sa mga pampublikong network.

pag-download ng software ng outlook

5. Ano ang dapat kong gawin kung nagkakaroon ako ng mga isyu sa pag-access sa SharePoint mula sa Outlook?

Kung nagkakaroon ka ng mga isyu sa pag-access sa SharePoint mula sa Outlook, pinakamahusay na makipag-ugnayan sa iyong IT department o SharePoint administrator para sa tulong. Makakatulong sila sa pag-troubleshoot ng isyu at gabayan ka sa proseso ng paglutas nito.

6. Maaari ko bang ma-access ang SharePoint mula sa Outlook sa isang Mac?

Oo, maa-access ang SharePoint mula sa Outlook sa isang Mac. Maaaring bahagyang mag-iba ang proseso depende sa bersyon ng Outlook at SharePoint na iyong ginagamit, ngunit ang mga pangkalahatang hakbang ay pareho sa pag-access sa SharePoint mula sa Outlook sa isang PC.