Oliver Peterson Hulyo 6, 2022 Mga Pagpapatakbo ng Negosyo Ang patuloy na pagpapabuti nang walang pangongolekta ng data ay parang pagmamaneho ng cross country nang walang mga palatandaan o mapa.
Ang pangongolekta ng data ay mahalaga sa paggawa ng mga pagpapabuti dahil kung wala ito ay walang tunay na patunay ng anumang problemang umiiral sa simula.
Bakit ka gumagawa ng mga pagpapabuti? Ito ba ay talagang isang problema, o ikaw ba ay pinipilipit lamang ng pagkabigo sa sandaling ito?
Oo, ang iyong pagkabigo ay maaaring magbigay sa iyo ng mga pahiwatig kung ano ang ugat ng problema, ngunit ang pag-asa lamang sa iyong mga damdamin ay hindi magbibigay sa iyo ng tumpak na mga resulta sa katagalan.
Doon makakatulong ang pangongolekta ng data. Ang aming tampok na Analytics ay maaaring gamitin upang magpinta ng isang layunin, walang kinikilingan na larawan ng kasalukuyang estado ng anumang partikular na proseso at tumulong sa pag-highlight ng mga potensyal na lugar na maaaring mapabuti.
Kaya, magsimula tayo sa pamamagitan ng paglalakad sa aming 5 tuloy-tuloy na hakbang sa pagpapabuti para sa pag-optimize ng proseso :
- Hakbang 1: Tukuyin ang prosesong pagbutihin
- Hakbang 2: Suriin ang pagiging epektibo at tukuyin ang mga pagpapabuti
- Hakbang 3: Ipatupad ang mga pagpapabuti sa proseso
- Hakbang 4: Subukan at subaybayan ang na-update na proseso
- Hakbang 5: I-optimize ang proseso gamit ang automation
Hakbang 1: Tukuyin ang prosesong pagbutihin
Walang perpektong proseso, ngunit may ilan na maaaring patuloy na nagdudulot sa iyo ng mga problema. Diyan ka dapat magsimula.
Tandaan ang proseso na kadalasang nag-aaksaya sa iyo at sa oras at mapagkukunan ng iyong koponan.
Pagkatapos ay kailangan mong ganap na maunawaan ang prosesong iyon sa pamamagitan ng pagsagot sa mga sumusunod na tanong:
- Ano ang layunin ng proseso?
- Kailan ito magsisimula at magtatapos?
- Ano ang mga indibidwal na aktibidad sa loob ng proseso?
- Anong mga departamento/empleyado ang kasangkot?
- Anong impormasyon ang dinadala sa pagitan ng mga hakbang?
Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay dapat makatulong na i-highlight ang lahat ng elementong bumubuo sa proseso at linawin kung paano pinakamahusay na lapitan ang pag-optimize nito, simula sa mga partikular na layunin na sinusubukang abutin ng prosesong ito.
Bakit dapat mong idokumento ang iyong mga proseso
Bago tayo magpatuloy, mahalagang tanungin ang iyong sarili: Gaano kahusay ang aking dokumentasyon ng proseso?
Maaaring alam mo kung aling mga proseso ang kailangang i-update, ngunit maliban kung mayroon kang malinaw na dokumentasyon ng proseso, ang tuluy-tuloy na pagpapabuti ay talagang imposible.
paano mo i-update ang microsoft outlook
Gumagana lang ang patuloy na pagpapabuti kung titingnan mo kung paano gumagana ang isang bagay noon, at ikumpara ito sa mga pagbabagong ginawa mo. Ang pagkakaroon ng malinaw na nakasulat, naa-access na dokumentasyon ng proseso ay ang pinakamahusay na paraan upang mapadali ang patuloy na pagpapabuti.
Hakbang 2: Suriin ang pagiging epektibo at tukuyin ang mga pagpapabuti
Ngayong nailagay mo na ang iyong proseso, oras na para tasahin ang pagiging epektibo nito at tukuyin kung anong mga pagpapabuti ang magiging pinakamainam.
Magsimula sa pamamagitan ng pagtatala ng mga kalakasan at kahinaan ng proseso. Makakatulong ito sa iyo na maunawaan kung ano ang gumagana at kung ano ang hindi, at kung saan maaaring gawin ang mga pagpapabuti.
Maaari mong makita na ang ilan sa mga gawain ay hindi na kailangan para maabot ang panghuling layunin. Kung naranasan mo ito, isaalang-alang ang pagsasama-sama ng ilan sa mga gawaing ito, o kahit na tuwirang alisin ang mga ito. Laging mas mahusay na magkaroon ng isang proseso na maigsi at sa punto sa halip na isang proseso na maaaring labis na kumplikado o nalilito sa kung ano ang sinusubukan nitong makamit.
Hakbang 3: Ipatupad ang mga pagpapabuti sa proseso
Kung naidokumento nang mabuti ang iyong proseso, o mas mabuti pa, gumagamit ka ng software sa pamamahala ng proseso , ang gawaing ito ay dapat kasing dali ng paglalakad sa iyong proseso nang sunud-sunod at paggawa ng mga pagbabago habang nagpapatuloy ka.
Ang pinakamahusay na kasanayan para sa patuloy na pagpapabuti ay ang pag-ulit ng mga bagong bersyon ng isang proseso sa tuwing gagawa ka ng mga pagbabago. Nakakatulong ito upang maiwasan ang pagkasira ng mga bagay at ginagawang mas madali ang pagsubaybay at paghambing ng data sa pagitan ng iba't ibang bersyon ng isang proseso, upang tumpak mong matukoy kung ang mga pagbabago ay tunay na mga pagpapabuti.
Ang isa pang tip ay ang panatilihin ang isang simpleng log ng anumang mga pagbabagong gagawin mo sa bawat pag-ulit, kaya mas madaling magbahagi ng kaalaman at matiyak na nauunawaan ng lahat kung anong mga pagbabago ang ginawa, kung sino, at kailan.
Hakbang 4: Subukan at subaybayan ang na-update na proseso
Mahalaga ang pagsubok, pangunahin upang matiyak na wala kang nasira. Patakbuhin ang proseso, sa pinakamainam na paraan sa pinakamalapit sa real-world na mga kondisyon hangga't maaari, at tiyaking gumagana ang lahat gaya ng inaasahan.
Isaalang-alang ang panghuling layunin ng proseso - ito ba ay nakakamit pa rin?
Kapag natukoy mo na ang mga pagpapahusay sa proseso ay gumagana, maaari kang magsimulang mangolekta ng data upang masuri ang tagumpay ng anumang mga pagbabago.
Paggamit ng Process Street Analytics
Ang kakayahang tingnan ang pagganap ng iyong mga proseso, iyong koponan, o mga kliyente ay mahalaga sa pag-unawa kung ang mga pagbabagong ginawa mo ay talagang mas epektibo o hindi.
Ang impormasyon tulad ng pag-unlad ng gawain at aktibo/nakumpletong daloy ng trabaho ay makakatulong sa iyong mahanap ang mga bottleneck at magkaroon ng ideya kung paano tumutugon ang iyong team sa mga pagbabago.
Mag-click dito upang matuto nang higit pa tungkol sa tampok na Analytics ng Process Street.
Hakbang 5: I-optimize ang proseso gamit ang automation
Sa puntong ito, karaniwang tapos ka na. Natukoy at ipinatupad mo ang mga pagpapabuti, at dapat mong masubaybayan ang mga pagbabagong iyon sa paglipas ng panahon upang masuri ang tagumpay.
Ngunit kung gusto mong gumawa ng karagdagang milya at sulitin ang iyong software sa pamamahala ng daloy ng trabaho , oras na para isaalang-alang kung aling mga gawain (kung mayroon) ang maaaring awtomatiko.
Una - para lang maalis ito - kung gumagamit ka ng papel, halos tiyak na makikita mo ang mga dagdag na kahusayan kung lilipat ka sa pamamahala ng digital na proseso.
etrade mag-withdraw ng pera
Para sa iba pa sa iyo, kung naglilipat ka ng data sa pagitan ng mga app (halimbawa, manu-manong pagdaragdag ng mga Dropbox file sa Google Drive), dapat mong makita kung maaari mong alisin ang mga manu-manong gawain gamit ang isa sa aming katutubong Automations .
Sulit ding tingnan ang Zapier , Power Automate , at Make.com dahil mayroong isang tonelada ng mga automation na magagamit doon.
Ano ang palagay mo sa aming 5 patuloy na hakbang sa pagpapabuti? Mayroon ka bang anumang mga tip na maaaring naiwan namin? Ipaalam sa amin sa mga komento sa ibaba!
