Ano ang Workflow? Isang Gabay ng Baguhan sa Pamamahala ng Daloy ng Trabaho

Kung titingnan mo ang front page ng Google para sa kung ano ang workflow, ang unang resulta ay literal na kahulugan ng diksyunaryo.

Ang pagkakasunud-sunod ng pang-industriya, administratibo, o iba pang mga proseso kung saan ang isang piraso ng trabaho ay dumadaan mula sa pagsisimula hanggang sa pagkumpleto.

Pagkatapos ay mayroon kang kahulugan ng Kissflow, na hindi mas malinaw:

Isang pagkakasunud-sunod ng mga gawain na nagpoproseso ng data sa pamamagitan ng isang partikular na landas mula sa pagsisimula hanggang sa pagkumpleto.

At pagkatapos ay mayroong, mabuti, ang pahinang ito. At paano natin tutukuyin ang isang daloy ng trabaho?

paglipat mula sa robinhood tungo sa katapatan

Ang daloy ng trabaho ay kung paano mo natapos ang trabaho.

Ngayon ay papunta na kami sa isang lugar.

Ano ang workflow?

Ang mga daloy ng trabaho ay isang serye ng mga hakbang na kailangang kumpletuhin sa isang proseso.

Isipin ito bilang literal na gawaing dumadaloy mula sa isang yugto patungo sa susunod, ito man ay sa pamamagitan ng isang kasamahan, tool, o ibang proseso. Maaari kang magsagawa ng isang buong daloy ng trabaho nang mag-isa (tulad ng pagsusulat, pag-edit, at pag-publish ng isang post sa blog), o maaari itong magsasangkot ng maraming tao (tulad ng pag-invoice ng isang kliyente).

Bakit mahalaga ang mga daloy ng trabaho?

Para sa mga negosyo, ang mga daloy ng trabaho ay maaaring maging lubhang kumplikado.

Isipin ang proseso ng pag-onboard ng iyong empleyado. Maraming iba't ibang departamento ang kailangang mag-coordinate para makumpleto nang tama ang prosesong iyon. Bilang karagdagan sa pagkawala ng iyong bagong talento, ang masamang onboarding ay maaari ding humantong sa mga seryosong isyu sa pagsunod.

Nasa antas na ito na kailangan nilang maayos na subaybayan, pamahalaan, at i-optimize para matiyak na sila ay kasinghusay ng kanilang makakaya.

Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng mga daloy ng trabaho at mga proseso?

Daloy ng trabaho at proseso madalas na ginagamit nang palitan. Isinasaalang-alang na madalas silang dumating bilang isang katugmang hanay, ito ay naiintindihan.

Inililista ng larawan sa itaas ang mga pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga daloy ng trabaho at mga proseso, ngunit ang pangunahing punto ay:

A proseso ay isang paraan na ginagamit upang gumanap isang pagkakasunod-sunod ng mga aktibidad .

A daloy ng trabaho ay isang kasangkapan dati mapadali ang pamamaraang iyon .

Kung babalikan natin ang halimbawa ng onboarding ng empleyado, ang proseso ay ang lahat ng iba't ibang hakbang na kailangang gawin gaya ng:

• Napuno ang mga papeles
• Naka-set up ang workstation
• Pagsasanay

Ang daloy ng trabaho ay nagmamapa ng mga hakbang na iyon sa isang malinaw na istraktura upang madaling makita kung ano ang kailangang gawin sa isang diagram o checklist.

Pinakamahuhusay na kagawian sa daloy ng trabaho

Upang bumuo ng isang epektibong daloy ng trabaho kailangan mong sagutin ang tatlong mahahalagang tanong:

• Anong mga eksaktong trabaho ang kailangang gawin?
• Sino ang may pananagutan sa bawat trabaho?
• Ilang oras ang aabutin ng bawat gawain?

Sa pamamagitan ng pagsagot sa mga tanong na iyon at pagbubuo ng mga sagot sa isang tsart o proseso, makakakuha ka ng workflow.

Sa pamamagitan ng pagsukat sa gawaing kailangang gawin, maaari mong pamahalaan kung gaano ito mahusay na isinasagawa . Kung hindi, wala kang ideya kung ano ang nangyayari o kung saan matatagpuan ang bottleneck sa aktibidad ng iyong team.

Mga yugto ng isang daloy ng trabaho

Ang pagbuo ng isang daloy ng trabaho ay bumaba sa 5 yugto:

1. Tukuyin ang mga gawaing kailangang gawin
2. Tukuyin kung sino ang mananagot para sa mga gawaing iyon
3. Ayusin ang mga gawain sa isang pagkakasunud-sunod
4. Subukan ang daloy ng trabaho
5. Suriin at ulitin

Mahalagang magsanay ng patuloy na pagpapabuti pagdating sa pagpapanatili ng iyong mga daloy ng trabaho. Ang pagsasagawa ng mga maliliit na pag-aayos na ito sa daan ay titiyakin na ang iyong daloy ng trabaho ay kasama lamang ang pinakakailangan at na-update na mga gawain - at hindi mo na kailangang gumugol ng oras sa isang malaking pag-overhaul sa linya.

Ang 3 pangunahing bahagi ng isang daloy ng trabaho

Habang ang bilang ng mga gawain sa bawat workflow ay maaaring mag-iba mula 8 hanggang 80, bawat workflow ay binubuo ng 3 pangunahing bahagi:

Trigger:Ang kaganapan na magsisimula sa daloy ng trabaho. Ito ay maaaring isang aksyon, desisyon, tiyak na oras, o isang tugon sa isang bagay.Serye ng mga gawain/gawain:Kabilang dito ang lahat ng mga gawain, tao, at mga maihahatid na kasangkot sa daloy ng trabaho.Mga resulta:Ano ang ginagawa ng daloy ng trabaho. Ang isang resulta o kinalabasan ay maaaring isang bagay na nakikita tulad ng pagbili ng isang serbisyo o mas abstract tulad ng pag-access sa ilang partikular na impormasyon.

Ang serye ng mga gawain ay kukuha ng karamihan sa daloy ng trabaho, ngunit pareho ang trigger at ang mga resulta ay pantay na mahalaga. Kung hindi mo alam kung saan dapat magsimula at matapos ang iyong proseso, magiging walang silbi ang iyong daloy ng trabaho.

Mga uri ng mga daloy ng trabaho

Dahil laging pinakamahusay na gawin ang mga bagay nang tatlo, mayroong tatlong pangunahing uri ng daloy ng trabaho na makakaharap mo:

• Mga daloy ng trabaho ng proyekto
• Mga simpleng daloy ng trabaho sa proseso
• Kondisyon na proseso ng daloy ng trabaho

Ang pag-parse ng eksaktong pagkakaiba sa pagitan ng mga uri na ito ay maaaring nakakalito minsan, ngunit, tulad ng lahat, kailangan mong tiyakin na ginagamit mo ang tamang tool para sa trabaho.

Mga daloy ng trabaho ng proyekto ay ang pinakasimpleng uri. Sa pangkalahatan, ang mga ito ay mga one-off na daloy ng trabaho na idinisenyo upang mapanatili ang isang proyekto sa track upang ang mga maihahatid ay nasa oras, ang pananagutan ay malinaw, at ang iyong koponan ay hindi nakakaranas ng anumang mga bottleneck.

Maaari mong magamit muli ang mga bahagi ng workflow ng proyekto. Halimbawa, ang content team ay gumagawa ng maraming piraso ng content.

Ang bawat isa sa mga ito ay isang maliit na proyekto. Depende sa iba't ibang salik, ang mga eksaktong hakbang ay hindi palaging pareho. Dahil ang kabuuang proseso ay , gayunpaman, maaari naming muling gamitin ang workflow ng paggawa ng content para sa mga bagay tulad ng pananaliksik, mga review, at mga kahilingan sa larawan.

Susunod, mayroon kang simpleng proseso ng daloy ng trabaho . Ang ganitong uri ng daloy ng trabaho ay sumasaklaw sa lahat ng iyong nahuhulaang, nauulit na mga gawain. Ang pagpapadala ng invoice o pag-apruba ng oras ng pahinga ay mga simpleng proseso ng daloy ng trabaho.

No matter what: Walang magbabago. Ang daloy ng trabaho ay sumusunod sa eksaktong parehong oras sa eksaktong parehong paraan sa tuwing tatakbo ang daloy ng trabaho.

Simple.

Sa wakas, nariyan ang kondisyong proseso ng daloy ng trabaho . Gumagamit ang mga workflow na ito ng isang anyo ng kung / pagkatapos lohika upang buuin ang proseso.

It’s the Choose Your Own Adventure novel of workflows: Kung gusto mong tuklasin ang dungeon, pumunta sa task 13. Kung gusto mong imbestigahan ang bayan, lumaktaw sa task 22.

Sa Process Street, tinutukoy namin ito bilang conditional logic, na lumilikha ng mga sumasanga na pathway sa loob ng parehong daloy ng trabaho. Mahusay ito dahil nangangahulugan ito na para sa mga bagay tulad ng onboarding o mga help ticket kailangan mo lang ng isang workflow para sa maraming sitwasyon.

Ang daloy ng trabaho sa onboarding ng kliyente ng Payroll Processors ay isang perpektong halimbawa ng kung ano mismo ang maaaring gawin ng conditional logic:

Paano Ginagamit ng mga Payroll Processor ang Conditional Logic ng Process Street para sa Onboarding ng Kliyente

Pag-optimize ng daloy ng trabaho

Nakatagpo ako ng post sa LinkedIn hindi pa nagtagal na pinag-uusapan ang mga buzzword at jargon sa negosyo. Ang mga buzzword na ito ay nahahati sa dalawang uri:

• Masyadong malabo upang ilarawan sa anumang iba pang paraan (isipin ang dynamic at ang mga cohorts nito)
• Napakalinaw na hindi nila kailangang sabihin (makabagong, nakatuon sa customer, atbp.)

Ang pag-optimize ay medyo katulad ng mga buzzword na iyon. Alam nating lahat kung ano ang ibig sabihin ng pag-optimize sa diksyunaryo. Alam nating lahat na ito ay isang magandang bagay. Ang mga bagay ay palaging mas mahusay kapag na-optimize ang mga ito.

Ngunit ano ang ibig sabihin ng pag-optimize kaugnay ng isang daloy ng trabaho? Ano ay isang na-optimize na daloy ng trabaho at paano mo ito makukuha?

Patuloy na pagpapabuti

Ang pagbuo ng isang daloy ng trabaho ay ang unang hakbang lamang. Kung walang wastong pansin, ang mga daloy ng trabaho ay madaling mabalaho ng mga inefficiencies at mga kalabisan na gawain.

Doon pumapasok ang patuloy na pagpapabuti. Sa pamamagitan ng pana-panahong pagsuri sa iyong mga daloy ng trabaho, masisiguro mong mananatili ang mga ito sa kasalukuyan at umaangkop sa iyong mga pangangailangan. Pagkatapos ay maaari kang magpasya kung kailangan mong gumawa ng incremental o breakthrough na mga pagbabago sa iyong mga proseso at kung paano tumatakbo ang iyong mga workflow.

Ang mga incremental na pagbabago ay karaniwang kung ano ang tunog ng mga ito: Mga maliliit na pag-aayos at pagpapahusay na ginagawa mo kapag at kapag nakita mo ang mga ito.

Ang mga pambihirang pagbabago ay malalaking pagbabago na karaniwang ginagawa ng pagsusuri ng grupo at proseso ng paggawa ng desisyon. Bagama't maaari mong makita ang iyong sarili na gumagawa ng mga incremental na pagbabago nang medyo madalas, kung nakikita mo ang iyong sarili na gumagawa ng karamihan sa mga pagbabago, kailangan mong muling suriin ang iyong daloy ng trabaho (at posibleng maging ang iyong proseso).

Ang Six Sigma , DMAIC , lean , at kaizen ay lahat talagang kapaki-pakinabang na tool para sa pagpapatupad ng patuloy na pagpapabuti.

Automation ng daloy ng trabaho

Ang automation ay ang raison d'être ng isang workflow.

Kinukuha ng mga workflow ang lahat ng ligaw, madaling maunawaan na proseso at nagdudulot ng kaayusan sa kanila. Ngunit hindi iyon nangangahulugan na ang automation ay binuo sa daloy ng trabaho - o kahit na ang bawat daloy ng trabaho ay nangangailangan ng automation.

Nalilito pa?.

Ang pag-automate ng daloy ng trabaho ay pagtukoy kung aling mga bahagi ng isang proseso ang maaaring gawin nang walang labis – o anumang – pakikilahok ng tao.

Ang ilang mga halimbawa ng mga bagay na maaari mong i-automate ay:

• Nagpapadala ng standardized na welcome email
• Paglilipat ng data sa isang spreadsheet
• Pagdaragdag ng kaganapan sa iyong kalendaryo
• Pagproseso ng pagbabayad

Ang lahat ng ito ay paulit-ulit na mga gawain na maaaring tumagal lamang ng ilang minuto sa kanilang sarili, ngunit ang mga minutong iyon ay nagdaragdag.

Dagdag pa, mas malaki ang pagkakataon ng pagkakamali ng tao. Pag-isipan ito: Mayroon kang mga oras ng data entry sa unahan mo. Nakaupo lang roon, naglalagay ng mga numero sa mga column buong araw na ang pinaka-excited ay nang magpakita si Tony na may dalang mga donut nang umagang iyon.

Nagsisimula ka nang may mabuting hangarin, ngunit sa anong punto ka pupunta sa autopilot? Sa anong punto ka hindi sinasadyang naabot ang dagdag na zero at nagtatapos sa pagsingil sa isang kliyente ng 00 sa halip na 0? O vice versa? Pareho silang masama.

Iyan ang dahilan kung bakit nag-automate ka.

Kapag natukoy mo na kung aling mga gawain ang isa-automate, ang pagpapatupad ay medyo diretso. Sa software tulad ng Zapier, maaari kang mag-set up ng mga pagsasama para i-link ang isang trigger sa isang app sa isang resulta sa isa pa.

Isang beses kang nagpasok ng data. Ipinapadala ito sa lahat ng mga lugar na kailangan nito. Mayroon kang kumpletong katumpakan sa lahat ng mga channel at gagastusin ka lang nito sa oras na kinakailangan upang mag-click sa isang button.

Mga pakinabang ng isang daloy ng trabaho

Ang mga daloy ng trabaho ay nagbabawas ng basura. Nasayang ang oras, nasayang na pagsisikap, nasayang na mga mapagkukunan.

Habang minarkahan mo ang iyong mga proseso, matutukoy mo kung saan ka may mga bottleneck at kalabisan na mga gawain. Kapag alam mo kung nasaan sila, maaari mong alisin ang mga ito. Pagkatapos ikaw at ang iyong koponan ay maaaring tumuon sa mga kinakailangang gawain.

Ang mga daloy ng trabaho ay mahusay din para sa komunikasyon, pananagutan, at transparency. Dapat gawing malinaw ng isang daloy ng trabaho kung sino ang may pananagutan sa kung ano at kailan dapat makumpleto ang isang paghahatid. Hindi mo kailangang micromanage ang iyong team. Hindi kailangang micromanaged ang iyong team. Mas masaya ang lahat.

Dahil ang bawat aspeto ng isang proseso ay nakadokumento sa workflow, lahat ng nasa team ay may impormasyong kailangan nila kapag kailangan nila ito. Ang pagbabawas ng miscommunication ay nagpapabuti sa pagiging produktibo – at hindi gaanong nadidismaya ang iyong koponan sa kanilang mga gawain at sa isa't isa.

Mga hamon ng isang workflow

Ang mga daloy ng trabaho ay nangangailangan ng patuloy na atensyon. Hindi ka basta-basta makakagawa ng isa at asahan itong tatakbo nang perpekto magpakailanman. Kailangan mong panatilihin ito.

Ang pagpapanatili ng daloy ng trabaho ay maaaring magtagal at kumplikado - lalo na kung hindi mo pa naisasagawa ang iyong patuloy na mga prinsipyo sa pagpapabuti.

Ngunit ang hindi pagsasagawa ng regular na pagpapanatili ay nagdudulot ng mga seryosong problema:

• Hindi tumpak na pagtatantya ng oras/gastos
• Mga pagkakamali sa miscommunication
• Nilaktawan o nakalimutan ang mahahalagang hakbang
• Inilapat ang mga pag-apruba nang walang pagsubok - o hindi inilapat kapag kinakailangan
• Mga magastos na bottleneck

Isipin ang isang daloy ng trabaho tulad ng isang kotse. Ang mga kotse ay talagang kapaki-pakinabang at mahusay. Karaniwang mas marami kang magagawa sa mas kaunting oras sa pamamagitan ng pagmamaneho kaysa paglalakad.

tanggalin ang blangko ng pahina ng salita

At hindi mo kailangang dalhin ang lahat.

Ngunit ang mga kotse ay nangangailangan ng pagsusuri. Ang ilan ay maliit - mga bagong gulong, pagpapalit ng langis, mga pagsusuri sa paglabas, at iba pa. Minsan kailangan mong mamuhunan ng kaunti pa - tulad ng isang bagong starter o fan belt. Sa kanilang sarili, ang mga bagay na ito ay hindi talagang isang malaking pakikitungo.

Kung nagtagal ka nang walang pagpapalit ng langis, gayunpaman, alam mo kung gaano kahalaga ang regular na pagpapanatili.

Mga tool at vendor ng workflow software

Kung ikaw ay Google workflow (na ginawa mo, malinaw naman), makikita mo nang eksakto kung gaano karaming mga uri ng workflow software ang naroroon. Kapag nagsisimula ka pa lamang sa mga daloy ng trabaho - kung sino ka - mahirap matukoy kung alin ang nag-aalok ng eksaktong kailangan mo para sa pinakamahusay na halaga.

Kaya narito ang ilan sa aming mga paboritong tool sa pagbuo ng daloy ng trabaho:

Airtable ay kung paano tayo manatiling organisado. Sa Airtable maaari kang mag-set up ng mga personalized na view, custom na kanban board, at i-automate ang lahat mula sa paggawa ng record hanggang sa pagpapadala ng email.

tumingin ako ay ang perpektong tool para sa pagbalangkas ng iyong daloy ng trabaho. tumingin ako kumikilos tulad ng isang collaborative na whiteboard kung saan ang iyong buong koponan - malayo man o personal - ay maaaring magtulungan upang buuin ang bagay na kailangan mong buuin.

Slack ay ang universal messaging hub para sa halos bawat koponan doon. At bakit hindi? Slack sumasama sa halos lahat ng app na ginagamit mo. Maaari kang tumalon sa mga tsikahan, mag-record ng mga video, at magbahagi ng mga file sa lahat ng tao sa iyong team – o isa lang. At nariyan ang mga GIF. Sino ang hindi mahilig sa magandang GIF?

Kalye ng Proseso. Alam mo na darating iyon, tama ba? Ang mga daloy ng trabaho sa Proseso sa Kalye ay ang pangunahing core para sa lahat ng ginagawa namin. Mga kahilingan ng PTO, onboarding, help desk, paggawa ng page na ito... Ginagawa ang lahat gamit ang workflow. At – sa pamamagitan man ng Zapier o sa aming first-party na Automations – lahat ng workflow na iyon ay maaaring ikonekta sa Slack, Airtable, at sa iba pa naming software suite.

Ano ang hitsura ng daloy ng trabaho?

Ito ang balangkas ng isang proseso:

Sa partikular, ito ang balangkas ng aming proseso ng paglikha ng nilalaman. Ang daloy ng trabaho para sa prosesong ito ay may marami, marami pang hakbang, iba't ibang conditional pathway, at napakaraming pag-automate.

Ngunit dito nagsimula. Walong hakbang upang makuha mula sa simula ng isang takdang-aralin hanggang sa publikasyon.

Kung hihilingin mo sa isang tao sa content team na ilarawan ang prosesong ito, handa akong tumaya na hindi ito magiging masyadong maikli o partikular. Ang ilang mga hakbang ay ilalarawan, ang ilan ay lalaktawan, at ang paglalarawan mismo ay malamang na medyo hindi linear.

Ganyan lang gumagana ang utak ng mga tao. Iyon ang dahilan kung bakit mahalagang ibalangkas ang iyong proseso bago mo buuin ang daloy ng trabaho.

Ngayon, ang bawat isa sa walong hakbang na iyon ay nagiging isang seksyon sa loob ng isang daloy ng trabaho. Pagkatapos ay pinaghiwa-hiwalay namin ang bawat hakbang sa mga indibidwal na gawain.

Halimbawa, sa unang hakbang, nakatanggap si Writer ng isang takdang-aralin, ang mga gawain sa daloy ng trabaho ay ganito ang hitsura:

1. Napili ang paksa (Airtable record na nabuo sa pamamagitan ng Slack)
2. Nakatakdang takdang petsa (idinagdag sa kalendaryo sa pamamagitan ng daloy ng trabaho sa Process Street)
3. Itinakda ang petsa ng publikasyon (idinagdag sa kalendaryo sa pamamagitan ng daloy ng trabaho)
4. Nakatalaga ang editor (Na-update ang Airtable record sa pamamagitan ng workflow)
5. Ang koponan ng disenyo ay itinalaga (Airtable record na nabuo sa pamamagitan ng Airtable)
6. Nakatanggap ang manunulat ng takdang-aralin (natanggap ang notification sa pamamagitan ng Slack at Process Street)

Ang anim na gawaing iyon ay pinaghiwa-hiwalay sa iisang aksyon. Pinapasimple nito ang proseso at tinitiyak na walang maiiwan. Kung wala ang mga automation na iyon, napakadaling aksidenteng magtakda ng takdang petsa ngunit hindi ang petsa ng publikasyon.

Kung manu-manong ipinasok ang mga petsang iyon para sa lahat, maaaring magtrabaho ang bawat miyembro ng koponan patungo sa iba't ibang takdang petsa - na maaaring magdulot ng mga malalaking bottleneck sa linya.

Paano masulit ang iyong mga daloy ng trabaho

Tandaan na ang workflow ay isang tool. Ito ay isang kapaki-pakinabang na tool at isang maraming nalalaman na tool, ngunit hindi nito magagawa ang lahat.

Kapag binubuo ang iyong daloy ng trabaho, kailangan mong magkaroon ng malinaw na pag-unawa sa prosesong iyong pinagtatrabahuhan at sa kinalabasan na gusto mong makamit. Tukuyin kung aling mga gawain ang maaaring awtomatiko at kung alin ang nangangailangan ng higit pang hands-on na diskarte.

Ang pinakamahalaga, ipagpatuloy mo ito. Ang isang mahusay na daloy ng trabaho ay patuloy na nagbabago dahil ang iyong proseso - at ang iyong mga pangangailangan - ay patuloy na magbabago. Kung ang isang bagay sa iyong daloy ng trabaho ay naging kalabisan o hindi nauugnay, alisin ito. Kung magdaragdag ka ng bagong hakbang sa proseso, tiyaking idagdag mo rin ito sa iyong daloy ng trabaho.

Ang isang mahusay na daloy ng trabaho ay dapat na gawing mas madali ang trabaho, hindi mas kumplikado.