Kung nahihirapan ka sa paggawa ng template ng dokumentasyon ng proseso na magiging kasing epektibo ng madaling gamitin, huwag nang tumingin pa!
Sa post na ito, gagabayan kita sa lahat ng mga hakbang na kakailanganin mong magdisenyo ng template ng dokumentasyon ng proseso.
Bibigyan pa kita ng pinakamahusay na mga tool para sa trabaho.
Handa ka na ba?
mga pahayag ng halaga
Ang pinakamahusay na mga template ng dokumentasyon ng proseso
Sa ibaba makikita mo ang 3 mga template ng dokumentasyon ng proseso upang makapagsimula ka:
Template ng Dokumentasyon ng Proseso
Ang template ng pangkalahatang dokumentasyon ng pocess na ito ay isang mahalagang tool na magagamit mo upang lumikha ng malinaw at maigsi na dokumentasyon ng iyong mga proseso.
Tumutulong ang template na matukoy ang mga hangganan ng proseso, hakbang, at saklaw, na nagbibigay-daan sa iyong matukoy ang mga proseso nang epektibo.
Sa tulong ng mga visual na representasyon tulad ng mga mapa ng proseso at mga flowchart, nagiging mas madaling maunawaan ang pagkakasunud-sunod ng mga gawain sa proseso at ang mga input at output na nauugnay sa kanila.
Checklist ng Dokumentasyon ng HR
Tinitiyak ng workflow ng dokumentasyong ito ang pagsunod at mahusay na pamamahala ng mga mahahalagang proseso ng HR.
Nag-aalok ito ng komprehensibo at sistematikong diskarte sa pagdodokumento at pag-aayos ng mahahalagang dokumento ng HR, na ginagawang madali para sa mga propesyonal sa HR na ma-access at mapanatili ang kinakailangang impormasyon.
Gamit ang template na ito, maaaring ibalangkas at subaybayan ng mga HR team ang mga pangunahing proseso ng HR, tulad ng recruitment at onboarding, mga pagsusuri sa performance ng empleyado, mga update sa patakaran, at recordkeeping.
Sa pamamagitan ng pagdodokumento sa mga prosesong ito, matitiyak ng mga organisasyon ang pagkakapare-pareho at transparency, na binabawasan ang panganib ng mga pagkakamali o pangangasiwa.
Kasama sa checklist ang mga partikular na seksyon para sa bawat proseso ng HR, na nagbibigay ng structured na format para sa pagtatala ng mahahalagang detalye.
Hinihikayat nito ang mga user na isama ang mahalagang impormasyon tulad ng petsa, taong responsable, at anumang kinakailangang mga attachment o sumusuportang dokumento.
Sa antas ng detalyeng ito, maaaring mapanatili ng mga propesyonal sa HR ang tumpak at napapanahon na mga tala, na maaaring maging mahalaga para sa legal na pagsunod, mga pag-audit, at pangkalahatang pamamahala ng HR.
Checklist ng Dokumentasyon ng Pamamahala ng Proyekto
Nagbibigay ang template na ito ng komprehensibong listahan ng mga mahahalagang dokumento na kailangang gawin at panatilihin sa buong ikot ng buhay ng proyekto.
kung paano bumalik sa mga bullet point
Sa checklist na ito, masisiguro ng mga tagapamahala ng proyekto na ang lahat ng kinakailangang dokumento ng proyekto ay isinasaalang-alang at maayos na nakaayos.
Kabilang dito ang mga seksyon para sa pagsisimula ng proyekto, pagpaplano, pagpapatupad, pagsubaybay at kontrol, at pagsasara ng proyekto. Ang bawat seksyon ay naglalaman ng isang sublist ng mga partikular na dokumento na dapat gawin at pamahalaan sa yugtong iyon ng proyekto.
Nagbibigay din ang checklist ng mga paglalarawan at paliwanag para sa bawat dokumento, na ginagawang madali para sa mga tagapamahala ng proyekto na maunawaan ang kanilang layunin at kahalagahan.
Maaari itong maging partikular na kapaki-pakinabang para sa mga bago sa pamamahala ng proyekto o para sa mga koponan na gustong pagbutihin ang kanilang mga kasanayan sa dokumentasyon.
Ano ang template ng dokumentasyon ng proseso?
Ang template ng dokumentasyon ng proseso ay isang paunang idinisenyong gabay upang lumikha ng isang detalyadong dokumento na nagbabalangkas ng mga hakbang sa proseso na kasangkot sa isang partikular na proseso.
Ang mga template ng dokumentasyon ng proseso ay karaniwang nagbibigay ng pare-parehong format para sa pagkuha at pagpapakita ng impormasyon tungkol sa isang proseso.
Magagamit ang mga ito upang lumikha ng iba't ibang uri ng dokumentasyon ng proseso, tulad ng:
- Standard Operating Procedures (SOPs)
- Mga tagubilin sa trabaho
- Mga mapa ng proseso
- Mga flowchart
- Mga checklist
Ang paggamit ng isang template ng dokumentasyon ng proseso ay magbibigay-daan sa iyo upang matiyak na ang mga mahahalagang detalye ay hindi napapansin at ang dokumento ay madaling maunawaan ng buong koponan.
Mapapabuti rin nito ang kahusayan at pagiging epektibo ng proseso sa pamamagitan ng pagbibigay ng standardized na paraan para sa pagdodokumento, pagsusuri, at pagpapabuti ng mga proseso.
Bakit kailangan mo ng template ng dokumentasyon ng proseso?
Mayroong ilang mga dahilan kung bakit kailangan mo ng isang proseso ng dokumentasyon template. Sa madaling salita, sila ay:
- Magbigay ng pare-parehong format para sa mga proseso ng pagdodokumento
- Ginagawang mas madali para sa iyong koponan na maunawaan ang impormasyong ipinakita
- Makatipid ng oras at pagsisikap sa pamamagitan ng pagbibigay ng istraktura na nagbibigay-daan sa iyong tumutok sa proseso
- Maging isang mahusay na tool sa komunikasyon upang maihatid ang mahalagang impormasyon tungkol sa mga proseso
- Magamit para sa mga bagong empleyado at para sa paghahatid ng refresher na pagsasanay sa mga kasalukuyang kawani
- Tumulong upang matukoy ang mga lugar para sa pagpapabuti sa isang proseso
Sa madaling salita, gagawing mas madali ng isang template ng dokumentasyon ng proseso ang iyong buhay at mas maayos ang iyong trabaho.
Mga halimbawa ng template ng dokumentasyon ng proseso
meron iba't ibang template mga uri na magagamit para sa paglikha ng mga dokumento sa proseso ng negosyo. Maaaring kailanganin mong pumili ng marami para sa pinakamahusay na mga resulta. Ngunit sa huli, ito ay depende sa iyong negosyo at sa laki nito.
Narito ang ilang halimbawa:
Template ng Standard Operating Procedure (SOP).
Ang template na ito ay malawakang ginagamit ng mga kumpanya para sa paglikha ng mga dokumento ng proseso at mga proseso ng negosyo.
Karaniwang kinabibilangan ito ng mga seksyon para sa:
- Mga input ng proseso
- Mga output ng proseso
- Mga responsibilidad
- Mga Pamamaraan
- Mga sanggunian
Template ng Flowchart
Ang flowchart ay isang graphical na representasyon ng isang proseso o workflow.
Ipinapakita nito ang mga hakbang na kasangkot, mga punto ng desisyon, at ang daloy ng impormasyon. Maaari kang gumamit ng template ng flowchart upang lumikha ng visual na representasyon ng isang proseso.
Template ng Checklist
Ang checklist ay isang simpleng tool na ginagamit upang matiyak na ang lahat ng kinakailangang hakbang ay sinusunod sa isang proseso.
Maaari kang gumawa ng listahan ng mga gawain, hakbang, o kinakailangan na kailangang kumpletuhin.
hindi pagpapagana ng windows defender
Template ng Swimlane Diagram
Ipinapakita ng ganitong uri ng flowchart ang mga pakikipag-ugnayan sa pagitan ng iba't ibang team o indibidwal na kasangkot sa isang proseso.
Inilarawan nito ang mga handoff, responsibilidad, at mga channel ng komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang stakeholder.
Template ng Process Mapping
Ipinapakita ng mapa ng proseso ang daloy ng impormasyon at mga aktibidad. Gamitin ito upang tukuyin ang mga bahagi ng pagpapabuti, mga bottleneck, at inefficiencies sa isang proseso.
Mga hakbang para sa paggawa ng template ng dokumentasyon ng proseso ng negosyo
Dahil ang bawat negosyo ay natatangi at nagpapatakbo sa iba't ibang paraan, walang isang sukat na angkop sa lahat na paraan ng paglikha ng template ng dokumentasyon ng proseso.
Hakbang 1: Tukuyin ang layunin
Una, tukuyin ang layunin ng template.
Ang mga brainstorm session ay kapaki-pakinabang dito upang matukoy kung anong uri ng proseso ng mga dokumento ang kailangan mong gawin at kung anong impormasyon ang dapat mong isama.
Halimbawa, kung gumagawa ka ng template ng SOP, maaaring kailanganin mong isama ang mga seksyon para sa:
- Layunin
- Saklaw
- Mga responsibilidad
- Mga Pamamaraan
Hakbang 2: Tukuyin ang istraktura
Kapag natukoy mo na ang layunin, tukuyin ang istruktura ng template.
Maaaring kabilang dito ang pagbalangkas sa iba't ibang mga seksyon at mga subsection, pagtukoy sa pagkakasunud-sunod kung saan lilitaw ang mga ito, at pagpapasya sa antas ng detalye na kinakailangan para sa bawat seksyon.
Hakbang 3: Idisenyo ang template
Susunod, idisenyo ang template.
Maaari mong gamitin ang Microsoft Word o Google Docs, o isang espesyal na tool sa dokumentasyon ng proseso. Gumamit ng mga font, kulay, at pag-format upang gawing madaling basahin at kaakit-akit ang template.
Hakbang 4: Isama ang mga placeholder
Isama ang mga placeholder para sa anumang impormasyon na magiging partikular sa prosesong idodokumento.
Halimbawa, kung gumagawa ka ng template ng SOP, maaaring kailanganin mong isama ang mga placeholder para sa pangalan ng proseso, responsableng tao, at mga hakbang na kasangkot.
Hakbang 5: Subukan ang template
Kapag nadisenyo na ang template, subukan ito upang matiyak na ito ay gumagana at madaling gamitin.
Isaalang-alang ang pagkakaroon ng isang taong hindi pamilyar sa dokumentasyon ng proseso na suriin ang template at magbigay ng feedback.
Hakbang 6: Baguhin ang template
Batay sa feedback na natatanggap mo, baguhin ang template kung kinakailangan upang mapabuti ang kakayahang magamit at pagiging epektibo nito.
Hakbang 7: Ipamahagi ang template
Panghuli, ipamahagi ang template sa mga gagamit nito para idokumento ang mga proseso. Magbigay ng pagsasanay o suporta kung kinakailangan upang matiyak na ang template ay ginagamit nang tama.
Proseso ng software ng template ng dokumentasyon
Kalye ng Proseso
Isang matatag at multi-purpose na platform, ang Process Street ay isang software sa pamamahala ng proseso na nagbibigay-daan sa iyong gumawa, sumubaybay, at mamahala ng mga proseso.
Nag-aalok ang cloud-based na tool na ito ng malawak na hanay ng mga template at feature, kabilang ang mga checklist, workflow, at pagsasama sa ibang software.
Microsoft Word
Ang kilala at minamahal Microsoft Word ay isang word-processing software na magagamit mo upang lumikha ng mga template ng dokumentasyon ng proseso.
Binibigyan ka ng MS Word ng hanay ng mga opsyon sa pag-format at naa-access sa karamihan ng mga user.
paano ka gumawa ng folder sa microsoft word
Google Docs
Huwag maliitin ang mabait na matanda Google Docs !
Kahit na libre, ito ay may kasamang ilang kapaki-pakinabang na feature, tulad ng real-time, maraming-user na pakikipagtulungan.
Nag-aalok ito ng marami sa parehong mga tampok tulad ng Microsoft Word at maaaring ma-access mula sa anumang device na may koneksyon sa internet.
Ang mga template ng dokumentasyon ng proseso ay kailangang-kailangan!
Sa ngayon, malamang na mayroon ka nang mahusay na pag-unawa sa mga template ng dokumentasyon ng proseso at kung bakit kailangan mo ang mga ito.
Ngunit upang ulitin, ang isang template ng dokumentasyon ng proseso ay mahalaga para sa anumang negosyo. Ito ay magsisilbing gabay para sa iyong koponan at gagawing napakadaling i-maximize ang kahusayan sa kabuuan ng iyong kumpanya.
Tandaan lamang na piliin ang iyong software sa pamamahala ng proseso nang matalino!
