Kahulugan ng Pamamahala ng Proseso: Ano Ito at Bakit Kailangan Mo Ito Kaagad

Ang isang negosyo ay maaari lamang gumana nang buong potensyal nito sa wastong pamamahala ng proseso. Ngunit ano ang aktwal na kahulugan ng pamamahala ng proseso?

Dahil maraming negosyo ang nag-convert sa malayong trabaho sa panahon ng 2020 pandemic, maraming proseso sa pamamahala ang naging digital din. Habang ang mga empleyado sa kalaunan ay bumalik sa kanilang mga opisina, ang pamamahala ng proseso ay nakahanap ng bagong tahanan sa cloud.

Sa biglaang pagbabagong ito at interes sa pagperpekto sa pamamahala ng proseso, sulit na suriin kung ano talaga ang pamamahala ng proseso. At bilang isang kumpanya na, sa totoo lang, nakinabang sa shift na iyon, marami tayong masasabi sa usapin.

Sa artikulong ito, tutukuyin namin ang pamamahala sa proseso, pag-uusapan ang mga benepisyo at hamon nito, at bibigyan ka ng payo kung paano ito ipatupad sa iyong negosyo.

Sa huli, maglalagay pa kami ng libreng template para tulungan kang makapagsimula.

Ang kahulugan ng pamamahala ng proseso

Okay, ano ba talaga ang process management?

Pamamahala ng proseso - o pamamahala ng proseso ng negosyo (BPM) - ay ang pamamaraan na ginagamit ng mga organisasyon upang pag-aralan, i-optimize, subaybayan, at kontrolin ang iba't ibang mga proseso ng negosyo.

paano magtanggal ng mga dokumento ng microsoft word

Sa BPM, ang mga kumpanya ay magagawang:

• I-automate ang mga umuulit na proseso, para palagi silang tumatakbo nang maayos
• Suriin ang mga nakaraang proseso upang makita kung ano ang naging tama at kung ano ang hindi
• Subaybayan ang mga sukatan sa iba't ibang proseso
• Magsagawa ng pagsusuri sa panganib upang mabawasan ang mga panganib sa hinaharap
• Sukatin ang kahusayan gamit ang nakaraang data

Bakit mag-abala sa pamamahala ng proseso?

Ang BPM ay isang bagay na kailangan ng bawat organisasyon dahil tinutulungan ka nitong mas maunawaan ang iyong negosyo.

Sa pamamagitan ng paggamit ng BPM, masusuri mo ang lahat ng proseso ng iyong negosyo upang makahanap ng mga hindi kahusayan at makabuo ng mga solusyon upang ayusin at i-optimize ang mga ito. Ginagawa nitong mas maayos ang pang-araw-araw na operasyon at pinapabuti nito ang pamamahala ng mga mapagkukunan.

Ngunit iyon lamang ang maliliit na benepisyo.

Ang iba pang mga benepisyo ng paggawa nito ay napakalaki. Hindi lamang nito nakakatipid ng oras at pera ang iyong organisasyon, ngunit nagbibigay-daan din ito sa iyong negosyo na tumugon sa mga pangangailangan ng customer at market nang mas mabilis.

Mga benepisyo ng malinaw na pagtukoy sa pamamahala ng proseso

Ang pag-unawa sa kahulugan ng BPM ay nangangahulugan na mas maiiba mo ito sa pamamahala ng programa at proyekto. Ang pag-alam sa pagkakaiba sa pagitan ng tatlong uri ng mga proseso ay nangangahulugan na magagamit mo silang lahat nang epektibo.

paano mag upload ng font sa powerpoint

Sa BPM, mahalagang tandaan na para ito sa mga umuulit na proseso sa loob ng iyong organisasyon. Ang mga ito ay karaniwang patuloy na mga proseso sa loob ng isang negosyo at walang tiyak na pagtatapos, tulad ng pag-onboard ng empleyado. Iyon ang pinakamalaking kadahilanan sa pagkakaiba-iba nito.

Ang pamamahala ng proyekto ay ang paghahatid ng isang partikular na produkto o serbisyo. May malinaw na simula at wakas nito. Ang mga proyekto ay karaniwang isang beses na mga bagay na hindi umuulit, at ang isang koponan ay maaari lamang gumana nang paisa-isa.

Ang pamamahala ng programa ay nasa pagitan ng dalawa. Nakikitungo ito sa pamamahala ng mga interdependency sa pagitan ng iba't ibang mga proyekto. Tulad ng BPM, ang pamamahala ng programa ay karaniwang nagpapatuloy, ngunit hindi katulad ng BPM, hindi nito nakikitungo ang mga prosesong nauugnay sa negosyo sa kabuuan.

Mga pakinabang ng paggamit ng pamamahala ng proseso

Ang pamamahala ng proseso ay isang kritikal na aspeto ng anumang operasyon ng negosyo, na naglalayong mapabuti ang kahusayan, bawasan ang mga gastos, at pahusayin ang pangkalahatang pagganap. Narito ang ilang pangunahing benepisyo ng paggamit ng pamamahala ng proseso:

Tumaas na kahusayan

Ang pagpapatupad ng pamamahala ng proseso ay nagbibigay-daan sa mga organisasyon na i-streamline ang kanilang mga operasyon, pag-aalis ng mga kalabisan na gawain, at pagpapabuti ng pagiging produktibo. Sa malinaw na tinukoy na mga proseso, ang mga empleyado ay maaaring gumana nang mas mahusay , na humahantong sa oras at pagtitipid sa gastos.

Patuloy na pagpapabuti

Sa pamamagitan ng paggamit ng pamamahala sa proseso, ang mga negosyo ay maaaring patuloy na masubaybayan at masuri ang kanilang mga proseso upang matukoy ang mga bahagi ng pagpapabuti. Nagbibigay-daan ito sa kanila na gumawa ng mga kinakailangang pagsasaayos, i-optimize ang mga daloy ng trabaho, at pahusayin ang pagganap sa patuloy na batayan.

Pinahusay na serbisyo sa customer

Sa pinahusay na kahusayan at mga naka-streamline na proseso, makakapagbigay ang mga organisasyon ng mas mahusay na serbisyo sa customer. Ang mga proseso tulad ng pagtupad sa order, paglutas ng reklamo, at pag-onboard ng customer ay maaaring i-standardize at isagawa nang tuluy-tuloy, na nagreresulta sa pinahusay na oras ng pagtugon at kasiyahan ng customer.

Pagtitipid sa gastos

Tumutulong ang pamamahala sa proseso na matukoy ang mga bottleneck, redundancies, at inefficiencies, na nagpapahintulot sa mga negosyo na i-optimize ang kanilang paglalaan ng mapagkukunan at bawasan ang mga gastos. Sa pamamagitan ng pag-aalis ng mga hindi kinakailangang hakbang at pag-automate ng mga manu-manong proseso, makakamit ng mga organisasyon ang makabuluhang pagtitipid sa gastos.

Pinahusay na paggawa ng desisyon

Ang pamamahala ng proseso ay nagbibigay sa mga negosyo ng real-time na data at mga insight sa kanilang mga operasyon. Nagbibigay-daan ito sa kanila na gumawa ng matalinong mga pagpapasya batay sa tumpak na impormasyon, na humahantong sa mas mahusay na mga resulta ng negosyo at pagkamit ng mga madiskarteng layunin.

Mga uri ng pamamahala ng proseso

Malaki ang magagawa ng pamamahala sa proseso upang matulungan kang maabot ang iyong mga layunin sa negosyo, ngunit kailangan mong maging pamilyar sa iba't ibang uri upang malaman kung alin ang pinakamainam para sa iyo.

Pamamahala ng proseso ng negosyo

Nakatuon ang ganitong uri ng pamamahala sa proseso sa pagpapabuti ng mga proseso ng negosyo at mga daloy ng trabaho sa iba't ibang departamento o function sa loob ng isang organisasyon. Nilalayon nitong i-optimize ang mga proseso , pahusayin ang kahusayan, at ihanay ang mga ito sa mga madiskarteng layunin. Ang software sa pamamahala ng proseso ng negosyo ay isang mahusay na paraan upang matulungan kang mag-set up ng isang sistema ng pamamahala ng proseso.

Pamamahala ng proyekto

Ang pamamahala ng proyekto ay nagsasangkot ng pagpaplano, pagpapatupad, at pagsubaybay sa isang partikular na proyekto upang makamit ang mga partikular na layunin sa loob ng isang tinukoy na takdang panahon. Tinitiyak nito na ang mga proyekto ay naihatid sa oras, sa loob ng badyet, at nakakatugon sa nais na mga pamantayan ng kalidad.

Pamamahala ng daloy ng trabaho

Ang pamamahala ng daloy ng trabaho ay nakatuon sa koordinasyon at pag-optimize ng mga gawain, aktibidad, at pag-apruba sa loob ng isang tinukoy na proseso. Tinitiyak nito na ang trabaho ay nairuruta nang mahusay, ang mga deadline ay natutugunan, at lahat ng kinakailangang hakbang ay nakumpleto.

Pamamahala ng programa

Ang pamamahala ng programa ay nagsasangkot ng pamamahala ng maraming kaugnay na proyekto bilang isang pinagsama-samang pagsisikap upang makamit ang mga layunin ng organisasyon. Kabilang dito ang pangangasiwa sa pagpaplano, pagpapatupad, at pagsubaybay sa maraming proyekto at pagtiyak ng pagkakahanay ng mga ito sa mga madiskarteng layunin.

Robotic process automation (RPA)

Kasama sa RPA ang paggamit ng mga software robot o bot upang i-automate ang mga paulit-ulit at nakabatay sa panuntunan na mga gawain. Nilalayon nitong pagbutihin ang kahusayan, katumpakan, at bilis sa pamamagitan ng pagbabawas ng manu-manong interbensyon at pagliit ng mga error.

Paano turuan ang iyong koponan sa kahulugan ng pamamahala ng proseso

Ang mga miyembro ng koponan ay mas madaling kapitan ng pagbabago kaysa sa maraming mga tagapamahala na kadalasang nagbibigay sa kanila ng kredito. Gayunpaman, napakadalas, ang BPM ay natutugunan ng isang set at kalimutan na uri ng saloobin. Napakakaunting pagbabago.

Pagdating sa pagtuturo sa iyong koponan sa kahulugan ng pamamahala ng proseso, ang iyong diskarte ay mas mahalaga kaysa sa kung paano mo sasabihin ang kahulugan. Tanungin ang iyong sarili nito:

• Bakit gusto kong malaman ng aking koponan ang kahulugan ng pamamahala ng proseso?
• Paano makikinabang ang pangkat sa pag-alam sa kahulugan?
• Ano ang mga inaasahan ko sa koponan pagkatapos nating talakayin ang BPM?
• Gusto ko ba ang mga ideya ng aking koponan, o gusto ko lang bang malaman nila kung ano ang BPM sa pangkalahatan?

Kung gusto mo lang malaman ng iyong team kung ano ang BPM, malamang na hindi tama ang iyong diskarte.

Ang mga miyembro ng iyong koponan ay ang nagtatrabaho sa mga naitatag na proseso araw-araw, at malamang na alam na nila kung ano ang maaaring pagbutihin. Kapag ipinakilala mo ang pamamahala ng proseso sa iyong koponan, ito ay dapat na isang paraan para buksan mo ang linya ng komunikasyon sa iyong koponan.

Dapat maging komportable silang lumapit sa iyo kasama ang kanilang mga ideya para sa pagpapabuti ng mga proseso mula sa puntong ito. Ang kanilang mga ideya ay dapat palaging pakinggan.

Tinukoy ang mga modelo ng pamamahala ng proseso ng negosyo

Ang pagmomodelo sa pamamahala ng proseso ng negosyo ay ang pagkilos ng kumakatawan sa mga proseso ng isang organisasyon upang masuri, mapahusay, at potensyal na awtomatiko ang mga ito.

Ang buong ideya ng mga modelo ng BPM ay ang pagkakaroon ng pisikal na representasyon ng isang proseso na inilatag sa paraang may katuturan sa sinumang tumitingin dito, ito man ay mga inhinyero o mga stakeholder. Isipin mo ito bilang isang mapa ng isip.

Mga halimbawa ng mga modelo ng pamamahala ng proseso

Nasa sa iyo kung paano mo gagawin ang pagmomodelo ng iyong mga proseso sa negosyo, ngunit may ilang mahusay na naitatag na mga modelo upang matulungan kang magsimula.

paano tanggalin ang mga linya sa salita

Mga flow chart

Marahil ang pinakakilalang mga modelo, ang mga flow chart ay simple at madaling gawin. Sa pamamagitan lamang ng paggamit ng iba't ibang hugis na konektado ng mga arrow, madali mong maipapakita kung paano dumadaloy ang ilang bahagi ng isang proseso sa isa pa.

Ang mga ito sa pangkalahatan ay pinakamahusay na gumagana para sa mga simpleng proseso o pagpapasimple ng mga mas kumplikado.

Notasyon sa Pagmomodelo ng Proseso ng Negosyo

Ang Business Process Modeling Notion (BPMN) ay nagmamapa ng mga proseso ng negosyo gamit ang isang graphical na notation. Nilikha ng Object Management Group (OMG), ang layunin ng BPMN ay gawin kahit ang pinakamasalimuot na proseso ng negosyo na mauunawaan ng lahat sa isang team, mula sa mga developer ng software hanggang sa mga business analyst.

Matututo ka talaga kung paano gumawa ng BPMN nang libre website ng OMG kung ito ang modelo na gusto mong samahan.

Gantt chart

Ang mga Gantt chart ay nilikha ng American mechanical engineer na si Henry Gantt at umiral nang higit sa 100 taon. Pinakamabuting gamitin ang mga chart na ito para sa mga prosesong sensitibo sa oras habang gumagamit sila ng mga bar upang subaybayan ang mga deadline ng ilang partikular na gawain o proyekto.

Ang mga Gantt chart ay sunud-sunod at napakadaling maunawaan. May magandang dahilan kung bakit karaniwan pa rin silang ginagamit ngayon.

Mga diagram ng daloy ng data

Nagbibigay-daan sa iyo ang mga data flow diagram (DFDs) na makita ang mga stream ng data. Gumagana ang mga DFD tulad ng mga flow chart ngunit sa pangkalahatan ay may mas malaking key upang makatulong na panatilihing malinaw at maayos ang iba't ibang mga hugis at kulay.

Nakakatulong ang mga ito para makita mo kung paano dumadaloy ang data sa loob ng isang proseso at sa pagitan din ng mga proseso. Sa pangkalahatan, mas mahusay ang mga ito para sa iyong koponan at hindi sa mga stakeholder dahil maaari silang maging magulo depende sa kung gaano karaming data ang kinakatawan.

paglikha ng salitang ulap

Pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala ng proseso

Ang pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala ng proseso, kahit na para sa mga indibidwal na proseso, ay hindi kailangang maging kumplikado. Sundin lamang ang mga hakbang na ito:

Malinaw na tukuyin ang mga layunin at layunin

Magbibigay ito ng pundasyon para sa pagtukoy sa mga kritikal na proseso na kailangang pangasiwaan at pagbutihin. Sa pamamagitan ng pagtiyak ng pagkakahanay sa pagitan ng sistema ng pamamahala ng proseso at ng pangkalahatang diskarte sa negosyo, maaaring unahin ng mga organisasyon ang kanilang mga pagsisikap at gumawa ng mas mahusay na mga desisyon tungkol sa pag-optimize ng proseso.

I-mapa ang mga kasalukuyang proseso

Kabilang dito ang pagdodokumento ng mga hakbang, input, output, at stakeholder na kasangkot sa bawat proseso. Ang ehersisyo sa pagmamapa ng proseso ay nagbibigay ng visual na representasyon ng pagkakasunud-sunod ng mga aktibidad at tumutulong na matukoy ang mga potensyal na bottleneck, inefficiencies, at redundancies sa mga proseso.

Tukuyin ang mga pagkakataon sa pagpapabuti

Ginagawa ito sa pamamagitan ng pagsusuri sa kahusayan, pagiging epektibo, at pagganap ng bawat proseso. Maaaring tukuyin ang mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap (KPI) upang sukatin ang tagumpay ng mga proseso at subaybayan ang pag-unlad patungo sa mga layunin sa pagpapabuti.

I-optimize ang mga proseso

Ang pagpapabuti ng proseso ay maaaring makamit sa pamamagitan ng iba't ibang mga diskarte, tulad ng:

• Pag-aalis ng mga hindi kinakailangang hakbang
• Pag-automate ng mga manu-manong gawain
• Muling pagtukoy sa mga tungkulin at responsibilidad
• Pagpapatupad ng mga pinakamahusay na kasanayan mula sa mga pamantayan ng industriya

Sa pamamagitan ng patuloy na pagsubaybay at pagsusuri sa mga proseso, maaaring matukoy ng mga organisasyon ang mga bahagi ng pag-optimize at magpatupad ng mga pagbabago upang humimok ng kahusayan.

Mga hamon sa pagpapatupad ng isang bagong sistema ng pamamahala ng proseso

Ang pagpapatupad ng isang bagong sistema ng pamamahala ng proseso ay maaaring may kasamang patas na bahagi ng mga hamon. Narito ang ilan sa mga karaniwang hadlang na maaaring makaharap ng mga organisasyon sa prosesong ito:

Paglaban sa pagbabago

Ang pagpapatupad ng bagong sistema ng pamamahala ng proseso ay kadalasang nangangailangan ng pagbabago sa mindset at mga pagbabago sa mga naitatag na daloy ng trabaho. Ang paglaban sa pagbabago ay maaaring magmula sa mga empleyado na nakasanayan na sa mga kasalukuyang proseso at maaaring nag-aalangan na gumamit ng mga bagong paraan ng pagtatrabaho.

Kakulangan ng buy-in

Ang matagumpay na pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala ng proseso ay umaasa sa suporta at pagbili mula sa mga pangunahing stakeholder. Kung hindi lubos na nauunawaan ng mga gumagawa ng desisyon at mga pinuno ang mga benepisyo o nakikita ang halaga sa sistema, maaaring maging mahirap na makakuha ng kinakailangang suporta at mapagkukunan.

ilipat ang 401k mula sa empower tungo sa katapatan

Limitadong mapagkukunan

Ang pagpapatupad ng bagong sistema ay nangangailangan ng pamumuhunan sa teknolohiya, pagsasanay, at mga mapagkukunan. Ang mga limitadong badyet o mga hadlang sa mapagkukunan ay maaaring magdulot ng mga hamon sa mga tuntunin ng pagkuha ng mga kinakailangang kasangkapan at paglalaan ng mga tamang tao upang himukin ang proseso ng pagpapatupad.

Pamamahala ng data

Ang pagpapatupad ng isang sistema ng pamamahala ng proseso ay kadalasang nagsasangkot ng pagkolekta at pagsusuri ng malaking halaga ng data. Ang pamamahala at pag-aayos ng data na ito nang epektibo ay maaaring maging isang hamon, lalo na kung ang mga organisasyon ay walang mahusay na proseso ng pamamahala ng data sa lugar.

Pagsasama sa mga umiiral na sistema

Maaaring mayroon nang naitatag na mga sistema at kasangkapan ang mga organisasyon, at maaaring maging isang kumplikadong gawain ang pagsasama ng bagong sistema ng pamamahala ng proseso sa mga umiiral nang sistemang ito. Ang pagtiyak ng tuluy-tuloy na pagsasama at maayos na daloy ng data sa pagitan ng iba't ibang system ay maaaring magdulot ng mga hamon.

Mga template ng pamamahala ng proseso

Tingnan ang aming blog post sa mahahalagang proseso para sa mga HR team. Minsan mas mainam na ipatupad muna ang BPM sa mga HR team, at ang post na ito ay naglalaman ng 60 libreng template para subukan ng iyong team.

Kung nahihirapan kang magpasya kung alin ang unang subukan, inirerekomenda ko ang isang ito:

Paano i-optimize ang iyong sistema ng pamamahala ng proseso

Ang pag-optimize ng iyong sistema ng pamamahala ng proseso ay tungkol sa pagtatatag ng isang sistema ng patuloy na pagpapabuti.

Ang patuloy na pagpapabuti ay nangangahulugan ng hindi kailanman pag-aayos. Walang This works great, let's leave it as is, but rather an attitude of, This works great, pero may paraan ba para pagandahin pa ito?

Mayroon kaming isang buong post sa blog na puno ng payo kung paano gamitin patuloy na pagpapabuti upang ma-optimize ang mga proseso kung gusto mong matuto pa.