Panimula
Ang mga site ng SharePoint ay parang mga relasyong may mataas na pagpapanatili – humihingi sila ng atensyon, oras, at pampublikong katayuan . Kung ang isang SharePoint site ay hindi pampubliko, maaari itong magdulot ng isang buong hanay ng mga problema. Kung gusto mong magbahagi ng mahalagang impormasyon sa mga stakeholder, o makipagtulungan sa mga panlabas na partido, ang pag-convert ng site sa publiko ay mahalaga.
Narito kung paano ito gawin:
- Pumunta sa ‘Site Settings’, pagkatapos ay piliin ang ‘Site Permissions’, at mag-click sa ‘Anonymous Access’. Binibigyang-daan nito ang mga hindi napatunayang user na ma-access ang site. Gayunpaman, may mga panganib sa seguridad na kasama nito, kaya siguraduhing mayroon kang naaangkop na pag-iingat.
Kamakailan, nahirapan ang isa sa aming mga kliyente na magbahagi ng data ng SharePoint sa labas dahil sa pribadong katayuan ng kanilang site. Sa aming tulong, ang kanilang site ay na-convert sa publiko sa loob ng ilang minuto, nang hindi nakompromiso ang seguridad.
Ang paggawa ng isang SharePoint site na pampubliko ay maaaring mukhang nakakatakot; gayunpaman, ang pagsunod sa mga hakbang na ito ay dapat gawing madali ang pag-convert ng anumang pribadong site sa mga naa-access na network – nang hindi inilalantad ang iyong sarili sa panlabas na panghihimasok o cyber-attacks. Maligayang pagbabahagi!
Pag-unawa sa SharePoint Sites
Upang maunawaan ang mga uri ng site ng SharePoint at gawing pampubliko ang iyong site, magbasa pa! Ang iba't ibang uri ng mga site ng SharePoint ay nagbibigay ng mga partikular na function na tumutugon sa iyong mga pangangailangan sa negosyo. Ang paggawa ng isang SharePoint site na pampubliko ay may maraming mga benepisyo, at tutuklasin namin ang mga kalamangan na ito nang detalyado.
Iba't ibang Uri ng SharePoint Sites
Ang mga site ng SharePoint ay may iba't ibang hugis at sukat. Mga site ng koponan ay para sa in-group na pakikipagtulungan. Mga site ng komunikasyon ay para sa pagbabahagi ng impormasyon at balita. Mga site sa pag-publish hayaan mong ibahagi sa mga tagalabas. At mga site ng proyekto tumulong sa pamamahala ng mga gawain. Dagdag pa, mayroon ang SharePoint mga hub site na nagbibigay ng org-wide navigation at paghahanap.
Pro Tip: Kumuha ng hub site para sa iyong SharePoint para sa mas mahusay na nabigasyon at paghahanap. Ibahagi ang iyong SharePoint site at tingnan ang pag-ibig (at spam) na nakukuha nito!
paano ko hindi paganahin ang onedrive
Mga Benepisyo ng Paggawa ng SharePoint Site Pampubliko
Ang pag-render sa publiko ng iyong SharePoint site ay nag-aalok ng maraming perk na hindi mo makukuha sa isang internal-only na site. Tingnan ang mga plus na ito:
- Nakikita – Makikita ng mga tao kung ano ang iyong ginagawa at alam kung ano ang iyong inaalok.
- Pinahusay na Pakikipagtulungan – Kung mas maraming tao ang makaka-access sa site, mas marami silang maiaambag, na humahantong sa mas mahusay na mga resulta ng proyekto.
- Promosyon ng Brand – Pinapalakas ng pampublikong site ang pagkilala sa tatak at umaakit ng mga posibleng customer o mamumuhunan.
- User-Friendly na Pagbabahagi – Ang pagbabahagi ng nilalaman o mga file sa mga tagalabas ay mas simple at mas maayos sa mga pampublikong link.
- Madaling Access Control – Ang pamamahala ng mga pahintulot ay walang kahirap-hirap sa Pampublikong site – ang mga team ay hindi kailangang humingi ng suporta sa IT para sa mga kredensyal para sa bawat bagong user.
- Mas magandang Intranet – Nakikinabang din ang mga panloob na madla mula sa mga pampublikong SharePoint na site sa pamamagitan ng maginhawang pag-access sa data na maaaring mapalakas ang kanilang paghahatid ng serbisyo, na may mga karagdagang setting ng seguridad.
Dagdag pa, sa SharePoint Online na subscription, ang mga negosyo ay maaaring mag-set up ng mga pampublikong website nang walang anumang karagdagang gastos. Binabago nito ang paraan ng pagtingin ng mga tao sa iyong impormasyon sa positibong paraan, na nakakaimpluwensya sa mga desisyon sa negosyo.
Pro Tip: Maging maingat sa materyal sa iyong site na maaaring lumabag sa mga patakaran o makasakit sa mga tao. Subukan sa labas bago mag-live sa mga platform ng social media tulad ng Facebook, Twitter at LinkedIn.
Mahalaga ang pagbabahagi, ngunit gawing pampubliko lang ang iyong SharePoint site sa mga taong pinagkakatiwalaan mo – ito ay tulad ng pagbabahagi ng toothbrush!
Paggawa ng SharePoint Site Public
Upang gawing pampubliko ang iyong SharePoint site, kailangan mong mag-navigate sa mga setting ng site, pumili ng mga pahintulot sa site, baguhin ang mga antas ng pahintulot, magdagdag ng hindi kilalang access, at mag-save ng mga pagbabago. Nag-aalok ang mga sub-section na ito ng sunud-sunod na solusyon para sa pagpapagana ng mga tagalabas na ma-access at makipag-ugnayan sa iyong site.
Mag-navigate sa Mga Setting ng Site
Upang gawing pampubliko ang iyong SharePoint site, kailangan mong mag-navigate sa Mga Setting ng Site – isang tool na mahalaga para sa pag-customize ng iyong SharePoint site. Sundin ang mga hakbang na ito upang ma-access ang Mga Setting ng Site nang madali!
- I-click ang Gear Icon – matatagpuan sa kanang sulok sa itaas ng screen kapag naka-log in sa SharePoint site.
- Mula sa dropdown na menu, piliin ang Mga Setting ng Site.
- Mag-scroll pababa upang mahanap ang seksyong Mga Pagkilos sa Site.
- Mag-click dito upang makakuha ng higit pang impormasyon tungkol sa pamamahala sa iyong SharePoint site.
- Hanapin at i-click ang Gawing Pampubliko ang Site na ito upang magbukas ng mga pahintulot.
Tutulungan ka ng mga madaling hakbang na ito na mag-navigate sa Mga Setting ng Site nang walang anumang kahirapan. Tandaan na hindi lahat ng user ay may awtoridad na gumawa ng mga pagbabago o mag-edit ng mga setting dahil ang mga administrator o awtorisadong user lang ang may admin na access.
Noong 2012, nagkaroon ng isyu na nauugnay sa anonymous na Microsoft SQL Server Communication sa pamamagitan ng SharePoint data connections service. Ang solusyon ay nagna-navigate sa I-configure ang Serbisyo ng Secure Store.
Tandaan: ang pagbabahagi ay nagmamalasakit, maliban kung ito ang iyong SharePoint site - kung gayon ito ay tungkol sa pumipili na pagbibigay ng pahintulot.
Piliin ang Mga Pahintulot sa Site
Pagpili ng tamang mga pahintulot sa site ay mahalaga kapag ginagawang pampubliko ang iyong SharePoint site. Ito ang magpapasya kung sino ang makakarating sa iyong content at kung gaano kalaki ang kontrol nila dito. Ginagarantiyahan na ang bawat user ay may tamang mga pribilehiyo upang harangan ang hindi naaprubahang pag-access o mga paglabag sa data.
Para magkaiba grupo, tao, o panlabas na user , magbigay ng mga natatanging pahintulot upang matiyak ang mga kinakailangang setting ng seguridad. Ibahin ang mga tungkulin at tungkulin sa pamamagitan ng pagbibigay ng angkop na mga karapatan sa mga partikular na indibidwal. Pamahalaan ang mga kahilingan sa pag-access at tingnan ang mga ulat sa paggamit nang tuluy-tuloy upang i-screen ang anumang mga hindi pagkakapare-pareho.
Tandaan, ang maling pagpili ng mga pahintulot ay maaaring magastos sa mga tuntunin ng pagkawala o pinsala ng data. Manatiling na-update sa pinakabagong mga update sa seguridad at mga limitasyon upang maprotektahan ang iyong SharePoint site mula sa mga banta sa cyber, potensyal na demanda, at pinsala sa pampublikong imahe.
Huwag palampasin ang pag-secure ng iyong mahalagang SharePoint site sa pamamagitan ng pagwawalang-bahala sa mga pahintulot sa yugto ng pagbuo nito. Gamitin ang mga kinakailangang hakbang sa pag-iwas upang ma-secure ang iyong mga asset ng impormasyon mula sa maling gawain habang pinapanatili ang 100% accessibility para sa mga awtorisadong user.
Pagdating sa pagsasaayos ng mga antas ng pahintulot sa SharePoint, tandaan lamang: na may malaking kapangyarihan ay may malaking responsibilidad .
Baguhin ang Mga Antas ng Pahintulot
Upang gawing pampubliko ang iyong SharePoint site, ang pamamahala ng mga pahintulot ay susi. Ang mga antas ng pahintulot ay nagpapasya kung ano ang magagawa at hindi magagawa ng mga user. Sundin ang mga hakbang na ito upang baguhin ang mga ito:
- Pumunta sa Mga Setting ng Site: I-click ang icon na ‘gear’ sa kanang sulok sa itaas ng iyong SharePoint site. Pagkatapos ay mag-click sa ‚ÄòSite Settings‚Äô.
- Pumili ng Mga Pahintulot: Sa ilalim ng 'Mga User at Pahintulot', piliin ang 'Mga Pahintulot sa Site'.
- Baguhin ang Mga Antas ng Pahintulot: Piliin ang user o grupo na may mga pahintulot na gusto mong baguhin, pagkatapos ay i-click ang ‘I-edit ang Mga Pahintulot ng User’. Maaari kang magpasya sa pagitan ng Full Control, Design, Edit, Contribute, at Read.
Mag-ingat kapag binabago ang mga antas ng pahintulot. Maaaring mangyari ang hindi awtorisadong pag-access o mga pagbabago sa mahahalagang data.
Nag-aalok din ang SharePoint ng iba pang mga paraan upang pamahalaan ang access tulad ng pagbabahagi ng mga link sa halip na direktang mag-imbita ng mga tao. Tingnan ang mga opsyong ito kapag ginagawang pampubliko ang iyong SharePoint site! Sino ang nangangailangan ng mga password? Hayaan ang internet na magkaroon ng libreng access!
Magdagdag ng Anonymous Access
Para maabot ang mas malawak na audience, dapat na mayroong online presence ang mga negosyo at organisasyon . Ang anonymous na pag-access ay ang paraan upang gawing pampubliko ang isang SharePoint site. Narito kung paano:
- Pumunta sa Mga Setting ng Site at piliin ang Mga pahintulot sa Site.
- I-click ang Anonymous Access.
- Piliin ang antas ng pag-access para sa pampublikong nilalaman.
- I-click ang OK at I-save ang iyong mga pagbabago.
Maging maingat sa pampublikong nilalaman na iyong ibinabahagi . Iwasang magbigay ng sensitibong impormasyon, tulad ng mga talaan ng pananalapi at pribadong data.
Ang anonymous na pag-access ay umiral mula noong SharePoint 2007. Nag-aalok ito ng secure na paraan upang magbahagi ng impormasyon sa publiko. Noong 2018, pinahusay ng Microsoft ang feature para isama ang natitingnang content sa mobile-web. I-save ang Mga Pagbabago – hindi mahulaan na mga resulta sa SharePoint.
I-save ang mga pagbabago
Ang paggawa ng mga pagbabago sa isang SharePoint site ay kinakailangan upang gawin itong pampubliko. Ang 'I-save ang Mga Pagbabago' ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagpapatunay na ang lahat ng mga update ay napanatili. Ang isang bentahe ng SharePoint ay ang mga bagong pagbabago ay sumasalamin kaagad sa website.
Kapag ine-edit ang iyong SharePoint, tinitiyak ng pag-save ng mga pagbabago na tumpak na naitala ang anumang mga bagong pagsasaayos. Kung wala ang mga kritikal na pagbabagong ito, ang lahat ng gawaing inilalagay sa website ay maaaring masayang. Kaya, palaging pindutin ang pindutan ng 'I-save ang Mga Pagbabago' kapag gumagawa ng mga pagsasaayos.
Bukod sa pag-iimbak ng iyong mga pagbabago at update, pinapayagan ng SharePoint ang sabay-sabay na pakikipagtulungan sa iba't ibang user habang ginagawang pampubliko ang mga update. Binabawasan nito ang oras na ginugol sa pagpapanatili ng website sa pamamagitan ng pagpayag sa maraming editor na magtrabaho nang magkasabay sa mga nakabahaging dokumento at database.
Alinsunod sa mga ulat ng Forbes Magazine noong Hunyo 2021, ang Microsoft Teams at SharePoint ay may bilang ng user na mahigit 145 milyon sa buong mundo. Ang tumataas na katanyagan ay nagpapakita kung gaano kahalaga ang mga platform na ito para sa mga negosyong nagsusumikap na pahusayin ang kanilang mga operasyon at i-optimize ang mga sistema ng pamamahala ng daloy ng trabaho.
Oras na para tingnan kung kaya ng iyong SharePoint site ang pagsisiyasat ng publiko. O, mabibigo ito tulad ng isang masamang stand-up comedian?
Pagsubok sa Public SharePoint Site
Sinusubukan ang isang pampublikong SharePoint site? Dapat mong tiyakin na ang lahat ng mga detalye ay tumpak at naa-access. Check mo yan gumagana ang mga link, ipinapakita ang mga larawan, at tama ang impormasyon . Gayundin, tiyaking gumagana ang iyong site sa iba't ibang device. Panghuli, magsagawa muna ng trial run kasama ang ilang tao.
Nakakatuwang katotohanan: Ang SharePoint ay mayroong mahigit 200 milyong user sa buong mundo. Tiyaking sinusunod mo ang pinakamahuhusay na kagawian upang maiwasan ang anumang nakakahiyang mga paglabag sa data.
Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Paggawa ng SharePoint Site Pampubliko
Upang lumikha ng matagumpay na pampublikong SharePoint site, kailangan mong sundin ang ilang pinakamahuhusay na kagawian. Upang makamit ito, kailangan mong tumuon sa tatlong mahahalagang sub-section: Mga Pagsasaalang-alang sa Seguridad, Pamamahala ng Nilalaman, at Pagpapanatili ng Site. Titiyakin ng mga kasanayang ito ang isang secure, organisado, at mahusay na pinapanatili na SharePoint site na nakakatugon sa mga pangangailangan ng iyong nilalayong madla.
Mga Pagsasaalang-alang sa Seguridad
Ang pagtiyak ng seguridad ng isang pampublikong SharePoint site ay susi . I-set up ang mga protocol ng pagpapatotoo, password at pahintulot upang ihinto ang hindi awtorisadong pag-access at pagkawala ng data. Regular na ilapat ang mga update upang mabawasan ang mga kahinaan.
i-synchronize ang outlook calendar sa mga team
Mahalaga rin ang edukasyon ng gumagamit. Gabayan ang mga user sa paggawa ng malalakas na password, pagtukoy ng mga pagtatangka sa phishing at ligtas na pagba-browse. Isali ang mga empleyado sa pagtukoy ng mga panganib at pag-uulat ng kahina-hinalang aktibidad.
Pumili ng opsyon sa pagho-host na nakakatugon sa mga kinakailangan sa seguridad. Halimbawa, maghanap ng mga SSL certificate, proteksyon ng DDoS at mga intrusion detection system.
Nabigo ang isang kumpanya na gawin ito at nahaharap sa mga legal na epekto at pinsala sa kanilang reputasyon . Iwasan ang parehong pagkakamali – unahin ang seguridad ng iyong pampublikong SharePoint site. Pamahalaan ang content gamit ang version control at metadata tag – tulad ng pagpapastol ng mga pusa!
Pamamahala ng Nilalaman
Ang pag-publish ng isang SharePoint site sa publiko ay nangangailangan ng mahusay na pamamahala ng nilalaman. Lumilikha ito ng tuluy-tuloy na daloy ng mga bisitang nakikipag-ugnayan.
Intindihin ang iyong audience. Gumamit ng wikang madaling maunawaan. Pagsama-samahin ang nilalaman upang gawing mas madali ang pag-navigate. Panatilihing napapanahon ang mga link.
Magpatupad ng mga daloy ng trabaho sa loob ng organisasyon. Ang katiyakan ng kalidad at mga pagsusuri sa kontrol ay mahalaga bago mag-publish ng anuman.
Magsagawa ng mga regular na pagsusuri sa function ng paghahanap ng site. Nagbubunga ito ng mas mahusay na mga resulta at ginagawang mas simple ang pag-navigate.
Sundin ang pinakamahuhusay na kagawiang ito. Ito ay nagpapataas ng pagkakalantad at bumubuo ng isang aktibong komunidad.
Tulad ng isang kotse, panatilihing tumatakbo nang maayos ang iyong SharePoint site. Regular na palitan ang langis o ikaw ay maipit sa Information Superhighway.
Pagpapanatili ng Site
Ang pagpapanatili ng isang SharePoint site ay susi para sa mahusay na pagganap at kasiyahan ng gumagamit . Ang regular na pagpapanatili, tulad ng mga pag-update at pag-backup, ay pumipigil sa mga isyu at pinapanatili ang site na tumatakbo nang maayos. Ang pag-alis ng mga hindi kinakailangang file at data ay maaari ding mapabilis ang oras ng pag-load at mapahusay ang functionality ng site .
Ngunit may higit pa sa pagpapanatili kaysa sa mga regular na pag-update at pag-backup. Kailangan mo subaybayan ang nilalaman upang matiyak na ito ay napapanahon at kapaki-pakinabang . Matutulungan ka ng Analytics na subaybayan ang gawi ng mga bisita sa site, maghanap ng mga isyu, at gumawa ng mga pagpapabuti.
Mahalaga rin ang pamamahala sa mga antas ng access ng user. Tiyaking may access lang ang mga user sa kung ano ang kailangan nila, habang pinoprotektahan ang sensitibong impormasyon.
Minsan, lumalabas ang mga hindi inaasahang isyu na nangangailangan ng agarang atensyon. Halimbawa, isang update o pagbabago na negatibong nakakaapekto sa layout o functionality ng site. Sa kasong ito, a Ang maaasahang sistema ng suporta ay mahalaga para sa mabilis na paglutas .
Tandaan: panatilihing nakatuon at naaaliw ang madla!
Konklusyon
Nakamit mo ang tagumpay sa pamamagitan ng pagsasapubliko ng iyong SharePoint site! Binibigyang-daan ka nitong makipagtulungan sa mga tao sa kabila ng iyong organisasyon, na humahantong sa mas mahusay na pagiging produktibo at komunikasyon. Gayunpaman, mahalagang magtakda ng mga hakbang sa seguridad upang maprotektahan ang anumang kumpidensyal na data.
Upang lumikha ng pampublikong SharePoint site, sundin ang mga hakbang na binalangkas at tiyaking nakatakda ang mga tamang pahintulot para sa mga external na user. Maaari mong i-customize ang hitsura ng site at magdagdag ng mga bahagi ng web upang matugunan ang iyong mga indibidwal na pangangailangan.
Laging bantayan na may access sa site at alisin ang sinumang hindi awtorisadong gumagamit. Sa naaangkop na pamamahala, ang pampublikong SharePoint site ay maaaring maging isang mahusay na tool para sa pagbabahagi ng impormasyon at pakikipagtulungan sa iba.
Samantalahin ang mga benepisyo ng isang pampublikong SharePoint site! Sundin ang mga hakbang na ito at simulan kaagad ang pagkalat ng iyong kaalaman.
Mga Madalas Itanong
T: Paano ko gagawing pampubliko ang aking SharePoint site?
A: Upang gawing pampubliko ang iyong SharePoint site, kailangan mong paganahin ang anonymous na pag-access sa mga setting ng mga pahintulot ng site. Papayagan nito ang sinuman na ma-access ang site nang hindi kinakailangang mag-sign in.
T: Maaari ko bang piliin kung aling mga bahagi ng aking SharePoint site ang pampubliko?
A: Oo, maaari mong i-customize ang mga pahintulot para sa mga indibidwal na listahan, aklatan, at pahina sa loob ng iyong SharePoint site. Nagbibigay-daan ito sa iyo na gawing pampubliko lamang ang ilang bahagi ng site, habang pinapanatiling pribado ang iba.
T: Makakaapekto ba sa seguridad nito ang pagsasapubliko ng aking SharePoint site?
A: Oo, ang pagsasapubliko ng iyong SharePoint site ay maaaring makompromiso ang seguridad nito. Gayunpaman, maaari mong pagaanin ang panganib na ito sa pamamagitan ng wastong pagtatakda ng mga pahintulot, paggamit ng SSL encryption, at regular na pagsubaybay sa site para sa hindi awtorisadong pag-access.
T: Paano ko ibabahagi ang aking pampublikong SharePoint site sa iba?
A: Kapag ang iyong SharePoint site ay pampubliko, maaari mong ibahagi ang URL sa iba sa pamamagitan ng email, social media, o iba pang paraan. Maaari ka ring magdagdag ng link sa site sa website o intranet ng iyong organisasyon.
T: Kailangan ko ba ng anumang espesyal na software o mga tool upang gawing pampubliko ang aking SharePoint site?
A: Hindi, hindi mo kailangan ng anumang espesyal na software o tool upang gawing pampubliko ang iyong SharePoint site. Ang kailangan mo lang ay access sa mga setting ng site at ang kakayahang baguhin ang mga pahintulot.
T: Maaari ko bang limitahan ang bilang ng mga taong maaaring mag-access sa aking pampublikong SharePoint site?
S: Bagama't hindi mo maaaring limitahan ang bilang ng mga taong maaaring mag-access ng pampublikong SharePoint site, maaari mong kontrolin kung sino ang may pahintulot na gumawa ng mga pagbabago sa site. Sa pamamagitan ng paghihigpit sa mga pahintulot sa pag-edit, masisiguro mong ang mga awtorisadong user lang ang makakapagbago sa nilalaman ng site.
